Note de frais restaurant 2026 : règles et plafonds

📌 À retenir

Une note de frais restaurant permet de se faire rembourser un repas pris pour le travail, sur justificatif, avec le motif et les convives.

En 2026, l'exonération de cotisations est plafonnée à 21,40 € par repas au restaurant en déplacement.

Ce plafond n'est ni un forfait automatique ni un maximum de remboursement : l'excédent peut être soumis à cotisations.

Un même repas ne peut pas être remboursé en note de frais et payé avec un titre-restaurant.

Pour sécuriser la pratique, formalisez une politique de remboursement écrite et conservez les justificatifs.

Une note de frais restaurant est la demande par laquelle un salarié se fait rembourser un repas pris pour son travail (déplacement, déjeuner avec un client), sur présentation d'un justificatif. L'employeur rembourse, et ne verse des cotisations que sur la part qui dépasse le plafond d'exonération. Ce plafond est fixé par l'URSSAF dans son barème des frais professionnels, mis à jour par l'arrêté du 4 septembre 2025.

Le sujet est moins simple qu'il n'y paraît. Trois erreurs reviennent sans cesse : confondre le plafond d'exonération avec le montant à rembourser, accepter un ticket trop pauvre en mentions, ou rembourser un repas déjà réglé avec un titre-restaurant. En cas de contrôle, chacune peut conduire à un redressement URSSAF, c'est-à-dire à un rappel de cotisations sur les sommes concernées.

Le salarié veut être remboursé correctement. L'employeur veut sécuriser sa pratique. Voici ce que couvre ce guide : la définition d'une note de frais restaurant, les plafonds 2026 comparés à 2025, le choix entre remboursement au réel et forfait, les règles de cumul avec le titre-restaurant, les justificatifs et la TVA, les étapes pour remplir une note, puis les risques en cas de contrôle.

Qu'est-ce qu'une note de frais restaurant et quand est-elle justifiée ?

Une note de frais restaurant est la demande par laquelle un salarié se fait rembourser un repas pris pour son travail. Elle s'appuie sur un justificatif (ticket ou facture). Elle n'est justifiée que si la dépense est engagée dans l'intérêt de l'entreprise et pour l'activité : cette condition range les frais de repas au restaurant parmi les frais professionnels.

Deux situations la justifient en pratique : le déplacement qui empêche de rentrer déjeuner, et le repas d'affaires. Hors de ces cas, la dépense relève de la vie courante du salarié, pas de l'entreprise.

Repas en déplacement professionnel

Un salarié en mission, loin de son lieu de travail habituel, ne peut pas rentrer déjeuner chez lui. Le repas au restaurant devient une dépense imposée par l'activité. Prenons un commercial qui rend visite à un client à 200 km de l'entreprise : il déjeune sur place et demande le remboursement de son repas.

En principe, le remboursement suppose un justificatif au nom du salarié ou de l'entreprise. Si le déplacement comprend une nuit sur place, les frais d'hébergement suivent leur propre barème.

Repas d'affaires avec un client ou un partenaire

Le repas d'affaires est un déjeuner ou un dîner pris avec un client, un prospect ou un partenaire, dans un but commercial ou professionnel. Il se justifie même sans déplacement, l'intérêt de l'entreprise suffisant. Le justificatif doit alors mentionner le motif du repas et l'identité des convives.

Mais le repas ordinaire du midi, pris sans contrainte de déplacement, ne relève pas de la note de frais. Si votre entreprise propose des titres-restaurant, ce sont eux qui le couvrent.

Quel est le plafond d'une note de frais restaurant en 2026 ?

En 2026, l'exonération (la part de remboursement qui échappe aux cotisations sociales) est plafonnée à 21,40 € par repas au restaurant en déplacement professionnel. Elle s'élève à 10,40 € pour un repas pris hors des locaux sans obligation de restaurant, et à 7,50 € pour un repas sur le lieu de travail. Ces seuils fixent ce que l'URSSAF tolère, pas ce que vous devez rembourser.

Les trois plafonds 2026, comparés à 2025

Situation du salarié	Plafond 2025	Plafond 2026
Repas au restaurant, en déplacement	21,10 €	21,40 €
Repas hors des locaux, sans obligation de restaurant	10,30 €	10,40 €
Repas sur le lieu de travail	7,40 €	7,50 €

Les montants 2025 proviennent de l'arrêté du 4 septembre 2025, qui prévoit une revalorisation chaque 1er janvier. L'URSSAF publie les montants en vigueur : consultez son tableau avant de valider une note.

Chaque plafond s'applique par repas, et les trois ne se cumulent pas sur une même période de travail. Un salarié qui déjeune au restaurant en déplacement relève d'un seul plafond, celui de 21,40 €.

Certaines pages affichent encore 20,70 €, 10,10 € ou 7,30 €. Ce sont les montants de 2024, périmés. Dans le doute, ne retenez aucun chiffre absent du site de l'URSSAF.

Pour les trajets en voiture, le barème URSSAF des frais kilométriques obéit à une autre logique, détaillée dans notre guide.

Plafond d'exonération et montant remboursé : ne pas les confondre

Le plafond n'est ni une indemnité automatique ni un maximum de remboursement. Il marque la limite au-delà de laquelle la somme versée par l'employeur change de régime social.

💡 Bon à savoir : le plafond est un seuil d'exonération, pas un montant à verser. Si vous remboursez davantage, la part excédentaire peut être soumise à cotisations.

Prenons un exemple. Un salarié en déplacement présente un justificatif de 28 € pour son déjeuner, et vous le remboursez intégralement. Les 21,40 € restent exonérés. En principe, les 6,60 € restants s'ajoutent à l'assiette des cotisations, c'est-à-dire à la base de calcul de vos charges sociales.

À l'inverse, un repas à 15 € remboursé au réel reste sous le plafond. Rien à régulariser : vous ne remboursez que la dépense réelle.

Faut-il rembourser une note de frais restaurant au réel ou au forfait ?

Les deux modes sont possibles : l'employeur rembourse soit le montant réellement dépensé sur justificatif, soit une indemnité de repas fixe. Dans les deux cas, seule la part qui reste sous le plafond d'exonération échappe aux cotisations, et ce plafond s'applique par repas.

Remboursement au réel ou indemnité forfaitaire : la différence

Dans le remboursement au réel, le salarié avance le prix du repas, puis l'employeur le rembourse sur présentation du ticket ou de la facture. Lorsque la dépense dépasse le plafond d'exonération, l'excédent est réintégré à l'assiette des cotisations. Autrement dit, vous pouvez rembourser davantage, mais cette part supplémentaire supporte des charges.

Avec le forfait, l'entreprise verse une indemnité de repas d'un montant fixe, sans réclamer la somme exacte payée. Pour rester exonérée, cette indemnité s'apprécie par repas, selon les règles de l'URSSAF.

Quelle politique de remboursement fixer dans votre entreprise ?

En principe, aucun texte ne vous impose le mode de remboursement. Mais mieux vaut le formaliser par écrit, dans une note de service ou une charte interne de remboursement des frais. Vous évitez ainsi les litiges, et un éventuel contrôle se déroule plus simplement.

Votre politique de remboursement peut préciser :

le montant maximal remboursé par repas ;
les situations couvertes (déplacement, repas d'affaires, repas hors des locaux) ;
les pièces à fournir pour chaque note de frais repas ;
le traitement des repas payés avec un titre-restaurant.

Et le salarié qui veut déduire ses repas de ses impôts ?

Cette question relève des frais réels fiscaux, un mécanisme distinct du remboursement par l'employeur. Côté salarié, nos explications sur les frais réels ticket restaurant détaillent la démarche.

Peut-on cumuler note de frais restaurant et titre-restaurant ?

Non, pas pour un même repas : l'entreprise ne prend pas en charge deux fois la même dépense. Un salarié peut en revanche bénéficier des deux dispositifs le même mois, voire le même jour, dès lors que les repas sont distincts.

Jamais pour un même repas : la règle

Lorsque le salarié est remboursé au réel, le titre-restaurant du jour est déduit le mois suivant. Les émetteurs de titres décrivent cette pratique. Le cumul de frais de repas et de ticket restaurant reste donc possible sur le mois, mais jamais pour un même repas.

À titre indicatif, selon des sources non officielles à recouper avec l'URSSAF : la part patronale est exonérée jusqu'à 7,32 € par titre, l'employeur finance 50 à 60 % de sa valeur, et l'usage est limité à 25 € par jour.

⚠️ Attention ! Un même repas ne doit jamais être remboursé en note de frais et réglé avec un titre. L'exonération de l'un des deux avantages peut alors être remise en cause lors d'un contrôle.

Déplacement, repas d'affaires, invitation, télétravail : les cas concrets

Nous émettons des titres-restaurant acceptés dans tous les restaurants de France : ces situations, nous les arbitrons souvent.

Situation	Ce qui se passe	Point d'attention
Déplacement, remboursement au réel	Le repas est remboursé sur justificatif.	Le titre du jour est déduit le mois suivant.
Repas d'affaires payé par le salarié	La note de frais couvre le repas.	Le titre ne doit pas servir à payer ce repas.
Repas offert par un client	Aucune dépense à rembourser.	Les positions divergent (voir ci-dessous).
Jour de télétravail	Pas de note de frais restaurant, sauf déplacement.	Le titre reste possible si le repas tombe dans la journée travaillée.

Quand un client invite le salarié, un émetteur de titres estime que celui-ci n'a pas à le signaler, en s'appuyant sur la circulaire DSS du 7 janvier 2003. Un éditeur de logiciel défend la position inverse. Aucun texte officiel consulté ne tranche. Fixez donc la règle dans votre politique interne, par exemple en demandant de déclarer l'invitation. Le détail des justificatifs figure dans notre guide de la note de frais.

Ce qui peut changer pour les titres-restaurant

Le 12 octobre 2026, l'Assemblée nationale a adopté une proposition de loi qui prolongerait en 2027, puis pérenniserait, l'usage des titres pour tous les produits alimentaires. Le Sénat doit encore se prononcer : la réforme n'est pas adoptée, et les règles actuelles continuent de s'appliquer.

Quels justificatifs et quelle TVA pour une note de frais restaurant ?

Chaque repas se justifie par un ticket ou une facture détaillée, complété du motif et des convives pour un repas d'affaires. La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) n'est récupérable que si la facture est au nom de l'entreprise. Rester sous le plafond d'exonération ne suffit pas à la récupérer.

Les mentions à conserver pour chaque repas

Le justificatif est la pièce qui prouve la dépense. Conservez-le avec la note, au format papier ou numérisé :

la date et le lieu du repas (nom et adresse du restaurant) ;
le montant payé, avec le détail des consommations ;
pour un repas d'affaires, le motif de la rencontre ;
le nom, la fonction et l'entreprise de chaque convive.

Seuil de 150 €, justificatif perdu : que faire ?

En pratique, un ticket détaillé suffit sous 150 €. Au-delà, il faut une facture détaillée au nom de l'entreprise. Mais les sources divergent : certaines lisent ce seuil hors taxes, d'autres toutes taxes comprises, et aucun texte officiel ne tranche. Dans le doute, réclamez une facture et faites valider votre pratique par l'URSSAF.

Si le justificatif est perdu, une attestation sur l'honneur peut le remplacer, à titre exceptionnel. Répétée, elle attire l'attention lors d'un contrôle. Quant à une dépense inventée, elle relève de la fausse note de frais.

TVA : dans quels cas la récupérer ?

La TVA sur un repas est récupérable à deux conditions : la dépense est engagée dans l'intérêt de l'entreprise, et la facture est établie au nom de l'entreprise, non à celui du salarié.

Le taux est de 10 % pour un repas pris sur place. La TVA sur l'alcool n'est pas déductible : elle doit donc figurer à part sur la facture.

Côté comptabilité, le repas s'inscrit au compte 6256 (missions et réceptions). La contrepartie est portée au compte du salarié, 421 ou 467, jusqu'à son remboursement. Autrement dit, la dépense est enregistrée immédiatement, et la dette envers le salarié s'éteint quand vous le remboursez.

💡 Bon à savoir : un ticket de carte bancaire sans détail ne prouve ni la nature des consommations ni la TVA. Demandez l'addition détaillée ou la facture au restaurateur avant de quitter la table.

Comment remplir une note de frais restaurant, étape par étape ?

Une note de frais restaurant se remplit en cinq gestes. Conservez le justificatif, notez le motif et les convives, joignez l'ordre de mission si besoin, vérifiez le plafond et l'absence de titre-restaurant, puis remettez la note dans les délais. Voici le détail, avec un exemple chiffré.

Étape 1 : conserver et vérifier le justificatif

Gardez le ticket détaillé ou la facture : le ticket de carte bancaire seul ne suffit pas. Le document doit mentionner la date, le lieu et le montant. Annotez-le le jour même, car un justificatif retrouvé trois semaines plus tard se rattache difficilement à un repas précis.

Étape 2 : remplir les mentions du motif et des convives

Indiquez la date, le lieu, le montant et le motif du repas. Pour un déjeuner avec un client, ajoutez le nom, la fonction et l'entreprise de chaque convive. Prenons un exemple de note de frais restaurant : « Déjeuner client : présentation de l'offre de maintenance, M. Durand, directeur achats, société Alpha » est exploitable. « Repas client » seul ne l'est pas.

Étape 3 : contrôler le plafond puis déposer la note

Joignez l'ordre de mission lorsque le repas a lieu pendant un déplacement : l'ordre de mission justifie le motif.
Vérifiez le plafond applicable et l'absence de titre-restaurant sur le même repas.
Remettez la note dans le délai fixé par l'entreprise, puis suivez sa validation.

Pour structurer les mentions, vous pouvez partir d'un modèle de note de frais prêt à adapter.

Exemple chiffré d'un repas en déplacement

Un salarié en déplacement règle 28 € au restaurant. Le plafond d'exonération est de 21,40 € : 28 − 21,40 = 6,60 €. Si l'employeur rembourse les 28 €, la part de 21,40 € est exonérée. L'excédent de 6,60 € peut, lui, être soumis à cotisations.

Que risque l'entreprise en cas de contrôle URSSAF sur une note de frais restaurant ?

Lors d'un contrôle URSSAF, une note de frais restaurant sans justificatif, ou remboursée au-delà du plafond d'exonération, peut être réintégrée à l'assiette des cotisations. Ce redressement oblige l'entreprise à payer les cotisations qu'elle aurait dû verser sur ces sommes. Des majorations peuvent s'y ajouter selon les circonstances, leur montant dépendant du dossier.

En principe, la charge de la preuve pèse sur l'employeur : c'est à lui de démontrer que la dépense est professionnelle et que le remboursement est conforme. À défaut, l'inspecteur peut requalifier la somme en complément de rémunération.

Pour chaque repas, conservez donc :

le justificatif (ticket ou facture détaillée) ;
le motif du repas et la liste des convives ;
la politique de remboursement écrite, datée et diffusée aux salariés ;
pour le cumul avec le titre-restaurant, la trace de la déduction du titre du jour concerné.

💡 Bon à savoir : le déroulement d'un contrôle L'inspecteur annonce le contrôle par un avis préalable, qui précise les documents à préparer. Pour les frais de repas, il demande en général les notes de frais, leurs justificatifs, la politique de remboursement et les bulletins de paie correspondants. Il contrôle une période de plusieurs années passées, et non une seule note isolée. La durée exacte et les modalités du contrôle sont à confirmer auprès de l'URSSAF, dont la procédure fait foi.

Mais le risque ne s'arrête pas aux cotisations. Une dépense personnelle présentée comme professionnelle constitue une fausse note de frais, et le salarié s'expose alors à des sanctions disciplinaires. Leur nature dépend du règlement intérieur de l'entreprise et de la gravité des faits. Cette situation relève d'une procédure distincte, traitée dans notre page dédiée.

Comment May vous aide-t-il à simplifier les frais de repas de vos salariés ?

Rembourser chaque repas au réel alourdit la gestion : il faut vérifier les justificatifs, contrôler le plafond et déduire le titre-restaurant. Autrement dit, la note de frais convient aux déplacements, tandis que le titre-restaurant couvre le repas ordinaire du quotidien, sans saisie de note de frais pour chaque repas.

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Pour aller plus loin

FAQ : note de frais restaurant

Peut-on cumuler ticket restaurant et note de frais le même jour ?

Oui, si les deux concernent deux repas distincts. Un même repas ne peut pas être à la fois remboursé et réglé avec un titre-restaurant. Si vous remboursez au réel le repas du jour, déduisez le titre correspondant.

Si un client invite le salarié, que faire de son titre-restaurant ?

Les positions divergent et aucun texte officiel ne tranche. Selon une première lecture, le salarié n'a rien à déclarer, puisqu'il n'a rien dépensé. Selon une seconde, il signale l'invitation et n'utilise pas son titre ce jour-là. Fixez la règle dans votre politique de remboursement interne pour éviter tout litige en cas de contrôle.

L'URSSAF peut-elle redresser une note de frais de restaurant ?

Oui. En cas de contrôle, une note sans justificatif, remboursée au-delà du plafond d'exonération ou déjà payée avec un titre-restaurant peut être réintégrée à l'assiette des cotisations, avec d'éventuelles majorations. Conservez les justificatifs, le motif, les convives et votre politique de remboursement écrite.

Note de frais restaurant 2026 : plafonds, justificatifs et cumul