📌 À retenir
- Une note de frais rembourse des frais professionnels engagés par le salarié : elle est exonérée de cotisations si la dépense est justifiée et liée au travail.
- Deux méthodes : le réel sur justificatif, ou le forfait dans les limites URSSAF 2026 (21,40 € par repas en déplacement, 76,60 € par nuit à Paris).
- Le barème kilométrique 2026 démarre à 0,636 € du kilomètre pour une 5 CV, majoré de 20 % pour un véhicule électrique.
- Sans justificatif, l'URSSAF requalifie le remboursement en complément de salaire soumis à cotisations.
La note de frais est le document le plus banal de votre gestion, et l'un des premiers que l'URSSAF ouvre lors d'un contrôle. Un remboursement mal documenté devient un salaire déguisé, avec cotisations, majorations et pénalités à la clé. Un remboursement bien construit, lui, est exonéré en totalité.
Voici ce qu'une note de frais doit contenir, les barèmes 2026 à connaître, le traitement de la TVA, les durées de conservation, et la façon de bâtir une politique de frais qui tient face à un contrôle.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est la demande par laquelle un salarié se fait rembourser une dépense qu'il a avancée pour les besoins de son travail : repas en déplacement, hôtel, train, carburant, péage, fournitures. Le remboursement n'est pas un salaire. L'article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale l'exclut de l'assiette des cotisations, à condition qu'il s'agisse de frais professionnels au sens de l'arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais déductibles.
Trois conditions doivent être réunies pour chaque ligne :
- la dépense est engagée dans l'intérêt de l'entreprise, pas pour la convenance du salarié ;
- elle est justifiée par une pièce qui en établit la réalité et le montant ;
- elle est remboursée au réel ou dans la limite d'un forfait admis par l'URSSAF.
Ce qui n'entre pas dans ce cadre, par exemple un repas pris seul à côté du bureau, relève d'autres dispositifs : titres-restaurant, prime de panier, ou avantage en nature.
Quels justificatifs une note de frais doit-elle comporter ?
La pièce justificative est ce qui sépare le frais professionnel du complément de salaire. Pour chaque dépense, conservez l'original ou une copie fidèle de la facture, avec la date, le montant TTC et la TVA, le nom du fournisseur et, autant que possible, le nom de l'entreprise. Ajoutez l'objet professionnel : client visité, chantier, formation. Pour un repas d'affaires, notez le nom et la qualité des invités.
Trois pièces sont régulièrement refusées en contrôle : le ticket de carte bancaire sans détail, la facture au nom du salarié pour un achat durable, et le relevé de compte seul. Un justificatif perdu peut être remplacé par une attestation sur l'honneur à titre exceptionnel, mais pas de façon récurrente. Les règles de gestion des pièces perdues ou tardives figurent naturellement dans la politique de voyage d'entreprise.
💡 Bon à savoir : la dématérialisation est admise. Un justificatif papier peut être détruit après numérisation si la copie est fidèle, horodatée et conservée dans des conditions qui garantissent son intégrité. Les applications de notes de frais qui produisent un PDF sécurisé répondent à cette exigence.
Quels sont les barèmes URSSAF 2026 pour les frais professionnels ?
Lorsque vous préférez le forfait au réel, l'URSSAF admet des allocations forfaitaires exonérées dans les limites suivantes, revalorisées au 1ᵉʳ janvier 2026.
| Situation | Limite d'exonération 2026 |
|---|---|
| Repas sur le lieu de travail (horaires contraints) | 7,50 € par repas |
| Repas hors des locaux, sans restaurant | 10,40 € par repas |
| Repas au restaurant en déplacement | 21,40 € par repas |
| Grand déplacement, logement et petit-déjeuner, Paris et 92-93-94 | 76,60 € par jour (3 premiers mois) |
| Grand déplacement, autres départements | 56,80 € par jour (3 premiers mois) |
| Grand déplacement du 4ᵉ au 24ᵉ mois | 18,20 € repas, 65,10 € ou 48,30 € logement |
Le grand déplacement est présumé dès que le salarié est à 50 km au moins de son domicile et que les transports en commun ne lui permettent pas de rentrer en moins d'une heure trente. Le détail des forfaits et des abattements après trois mois figure dans l'arrêté du 4 septembre 2025.
Pour les déplacements en véhicule personnel, le barème URSSAF des frais kilométriques reprend le barème fiscal. Pour une voiture de 5 CV en 2026 : 0,636 € par kilomètre jusqu'à 5 000 km, puis 0,357 € par kilomètre plus 1 395 € de 5 001 à 20 000 km, et 0,427 € au-delà. Un véhicule électrique bénéficie d'une majoration de 20 %.
Comment traiter la TVA sur une note de frais ?
La TVA n'est récupérable que si la facture la mentionne et si la dépense ouvre droit à déduction. Les repas d'affaires et les frais d'hôtel des salariés en mission suivent des règles différentes : la TVA sur la restauration est déductible sur facture, celle sur l'hébergement du personnel ne l'est pas. Pour le carburant d'un véhicule de tourisme, la TVA sur l'essence et le gazole est déductible à 80 %.
Côté conservation, deux délais se superposent. L'URSSAF peut contrôler les trois années civiles précédentes, plus l'année en cours : gardez les pièces au moins quatre ans. Le Code de commerce impose dix ans pour les documents comptables, et la note de frais validée en fait partie. Les barèmes fiscaux sont publiés chaque année par Service-Public.
⚠️ Attention : un remboursement forfaitaire versé sans que la situation le justifie, par exemple une indemnité de repas à un salarié qui déjeune au bureau, est réintégré dans l'assiette des cotisations sur toute la période contrôlée. La bonne pratique consiste à documenter l'usage du forfait, pas seulement son montant.
Comment construire une politique de notes de frais qui tient ?
Une politique de frais tient en une page et répond à cinq questions : quelles dépenses sont remboursables, à quel plafond, avec quels justificatifs, sous quel délai de dépôt, et qui valide. Fixez un délai de dépôt court, 30 jours par exemple, et un délai de remboursement engageant, sur la paie du mois suivant. Le salarié n'a aucune raison d'avancer des frais pendant trois mois.
Alignez vos plafonds internes sur les forfaits URSSAF quand c'est possible : vous évitez les calculs de réintégration et vos managers valident plus vite. Le réel reste préférable pour les frais variables, comme l'hôtel en période de salon, à condition de poser un plafond raisonnable. Enfin, choisissez un outil qui photographie la pièce, extrait la TVA et exporte vers la comptabilité : le coût de l'abonnement est inférieur au temps de saisie économisé dès quelques dizaines de notes par mois.
Ce que nous faisons chez May, et ce que nous ne faisons pas
La note de frais rembourse une dépense faite pour l'entreprise. Nos avantages, eux, financent des dépenses faites par le salarié pour lui-même : déjeuner, trajet domicile-travail, sport, cadeaux, vacances. Les deux mécanismes se ressemblent, remboursement sur dépense, mais ne se confondent pas, et nous ne gérons pas les frais professionnels.
Ce que la cagnotte May apporte, c'est la même simplicité sur neuf familles d'avantages exonérés : le salarié paie avec sa carte, la dépense éligible est détectée et remboursée, les plafonds URSSAF sont appliqués automatiquement. Un dirigeant qui a mis de l'ordre dans ses notes de frais retrouve cette logique de justificatif et de plafond, sans la saisie.
Questions fréquentes (FAQ)
Une note de frais sans justificatif peut-elle être remboursée ?
Elle peut l'être, mais le remboursement devient un complément de salaire soumis à cotisations et à impôt. À titre exceptionnel, une attestation sur l'honneur détaillée peut être admise. En cas de répétition, l'URSSAF réintègre les sommes.
Peut-on cumuler note de frais et titre-restaurant le même jour ?
Non pour le même repas. Un repas remboursé en frais professionnels ne peut pas donner lieu, en plus, à un titre-restaurant pour la même journée de travail. Le cumul est contrôlé.
Quel est le délai pour un salarié pour réclamer un remboursement ?
Le remboursement de frais n'est pas un salaire, mais les tribunaux lui appliquent la prescription de droit commun en matière de paiement. Fixez un délai contractuel de dépôt dans votre politique de frais pour éviter les demandes tardives.
Le dirigeant peut-il se faire rembourser ses frais ?
Oui, dans les mêmes conditions de justificatif et d'intérêt pour l'entreprise. Les frais du dirigeant sont examinés avec attention lors des contrôles fiscaux, notamment les repas et les déplacements mixtes.
Faut-il rembourser les frais de télétravail en note de frais ?
Ce n'est pas obligatoire. Une allocation forfaitaire de télétravail est admise par l'URSSAF dans certaines limites, sans justificatif ligne à ligne, ce qui évite la note de frais mensuelle.
Combien de temps conserver une note de frais ?
Au moins quatre ans pour faire face à un contrôle URSSAF, et dix ans au titre de la conservation des documents comptables.
