📌 À retenir
- La refacturation des frais de déplacement doit être prévue avant la mission, au devis, au contrat ou dans les CGV.
- Vous choisissez entre un forfait et les frais réels, et vous appliquez la même règle à tous vos clients.
- En principe, les frais refacturés suivent le régime de TVA de la prestation ; seuls les vrais débours en sortent, sous conditions.
- Le barème kilométrique est une base de calcul possible, pas un tarif imposé ; les plafonds URSSAF concernent le remboursement des salariés.
- Pour vos salariés, les avantages May exonérés de charges se gèrent à part de la facturation client.
Oui, vous pouvez facturer vos frais de déplacement à un client, à condition de l'avoir prévu avant la mission : au devis, au contrat ou dans vos conditions générales de vente. Ces frais figurent sur une ligne distincte de la facture et suivent, en principe, le régime de TVA de la prestation.
Deux questions se confondent souvent : ce que vous facturez à un client, et ce que vous remboursez à un salarié. Voici les conditions pour refacturer, la différence entre frais refacturés et débours, le calcul, la facture type et les erreurs à éviter.
Peut-on facturer des frais de déplacement à un client ?
Oui, si la refacturation a été prévue avant la mission et acceptée par le client. Elle est libre, mais elle doit être écrite. Sans accord préalable, le client peut refuser de payer cette ligne.
Prévoir la refacturation au devis ou dans les CGV
Refacturer est une faculté, pas une obligation. Elle doit apparaître avant le début de la mission, sous l'une de ces formes :
- une ligne dédiée dans le devis signé par le client ;
- une clause dans le contrat de prestation ;
- un article dans vos conditions générales de vente (CGV), à condition que le client les ait acceptées.
En pratique, une ligne chiffrée au devis, même estimative, sécurise la facture. Si le coût réel dépasse la prévision, ne l'ajoutez pas sans prévenir : un avenant ou un accord écrit du client, par courriel par exemple, évite le litige.
Forfait ou frais réels : ce que vous annoncez au client
Deux modes existent. Le forfait de déplacement est fixé par zone, par jour ou par mission : il s'annonce simplement. Les frais réels consistent à facturer ce que vous avez dépensé, justificatifs à l'appui : ils sont plus précis, mais vous obligent à conserver chaque pièce.
Plafonds URSSAF et facturation client : deux sujets distincts
Les plafonds de l'URSSAF servent à rembourser un salarié sans cotisations sociales. Ils ne fixent pas le prix demandé à un client. Par exemple, l'indemnité de repas d'un salarié contraint de déjeuner au restaurant est exonérée jusqu'à 21,40 € depuis le 1er janvier 2026 : ce montant ne vous empêche pas de facturer un repas à un autre prix, si le devis le prévoit.
Pour rembourser vos salariés en déplacement, voyez notre guide sur la prime de déplacement.
Frais refacturés ou débours : quelle différence pour la TVA ?
Un frais engagé en votre nom est un frais refacturé : il suit en principe le régime de TVA de la prestation. Une dépense engagée au nom et pour le compte du client peut être un débours : sous conditions strictes, elle sort de la base de TVA.
Frais refacturés : l'accessoire de la prestation
Dans la grande majorité des cas, vos frais de déplacement sont des frais refacturés. Votre véhicule, vos péages, vos repas pris en mission : tout cela sert à réaliser la prestation, et c'est vous qui en supportez la charge.
Ces frais sont l'accessoire du prix de la prestation. Ils entrent en principe dans la base HT, et la TVA s'applique à l'ensemble, au taux de la prestation. Faites confirmer le traitement par votre expert-comptable, notamment si vous facturez plusieurs prestations à des taux différents.
Un forfait peut différer de votre coût réel, dès lors qu'il a été convenu au devis. Il fait alors partie de votre prix.
Débours : les conditions fixées par le BOFiP
Le débours est une dépense que vous payez pour le compte du client, qui vous la rembourse ensuite. Vous n'intervenez qu'en intermédiaire. Le BOFiP consacré aux éléments exclus de la base de TVA fixe quatre conditions :
- la dépense est engagée au nom et pour le compte du client, qui vous a donné mandat ;
- vous lui en rendez un compte précis ;
- la nature et le montant exact de la dépense sont justifiés ;
- la somme passe par un compte d'attente dans votre comptabilité.
Un billet de train émis au nom du client, avec son accord, peut ainsi relever des débours. Un remboursement forfaitaire, en revanche, ne peut pas en être un.
💡 Bon à savoir : qualifier à tort une dépense en débours expose à un rappel de TVA. Si une seule condition manque, traitez la dépense comme un frais refacturé, et vérifiez sur le BOFiP que vous consultez la version en vigueur.
Tableau comparatif et règle de décision
| Critère | Frais refacturés | Débours |
|---|---|---|
| Au nom de qui | Le vôtre | Celui du client |
| Mandat du client | Non nécessaire | Oui |
| Montant facturé | Selon le devis (forfait ou réel) | Montant exact, sans marge |
| TVA | En principe dans la base, avec la prestation | Hors base, si les conditions sont réunies |
| Ligne sur la facture | Ligne distincte, avec TVA | Ligne distincte, hors base HT |
Deux questions permettent de trancher. La dépense est-elle à son nom, sur son mandat ? La refacturez-vous au centime près ? Si une seule réponse est « non », c'est un frais refacturé.
Comment calculer les frais de déplacement à facturer ?
Choisissez d'abord entre forfait et frais réels, chiffrez la base HT, utilisez si besoin le barème kilométrique comme base de calcul, puis annoncez la règle au client avant la mission.
Étape 1 : choisir entre forfait et frais réels
Le forfait s'annonce facilement : un montant par zone ou par jour. Il demande peu de justificatifs, mais peut s'écarter du coût réel. Les frais réels suivent la dépense au plus près, avec un décompte et chaque pièce à l'appui.
Étape 2 : chiffrer la base HT
Additionnez, hors taxes, les postes prévus au devis :
- les kilomètres parcourus ;
- les péages et le stationnement ;
- les billets de train ou d'autres transports ;
- les repas ou l'hôtel, uniquement si le devis les prévoit.
Un poste absent du devis ne se facture pas sans l'accord du client.
Étape 3 : utiliser le barème kilométrique comme base
Le barème kilométrique est un barème fiscal : il sert aux salariés qui déclarent leurs frais réels avec leur véhicule personnel. Rien ne vous oblige à l'appliquer à un client, mais il est public et facile à justifier.
D'après les barèmes kilométriques 2026 publiés par Service-Public, un véhicule de 5 CV qui parcourt jusqu'à 5 000 km par an donne 0,636 € par kilomètre. À titre d'illustration, 80 km aller-retour font ainsi 50,88 € HT. Le montant varie selon la puissance et la distance annuelle. Pour le détail, consultez notre guide sur le barème URSSAF des frais kilométriques.
Étape 4 : annoncer la règle et l'appliquer à tous
Indiquez la méthode et le montant au client avant la mission, dans le devis ou les CGV. Appliquez ensuite la même règle à tous vos clients : cette cohérence limite les contestations. Vous pouvez par exemple ne facturer qu'au-delà d'une certaine distance : c'est une politique commerciale que vous fixez librement, à condition de l'annoncer.
Quelles mentions mettre sur la facture et quels justificatifs garder ?
Les frais de déplacement occupent une ligne à part, avec montant HT, TVA et total TTC, et renvoient au devis qui les prévoyait. Service-Public rappelle d'ailleurs, dans sa page sur les mentions obligatoires d'une facture, qu'il faut préciser les majorations de prix, comme les frais de transport.
Les lignes à faire apparaître
- Un libellé explicite : nature du frais (forfait de déplacement, kilomètres, péages), date ou période, mission concernée.
- Le montant HT, le taux de TVA, le montant de TVA et le total TTC pour chaque ligne de frais refacturés.
- Les débours sur une ligne à part, hors base HT, si les conditions sont réunies.
- La référence au devis ou au bon de commande qui prévoyait la refacturation.
Le client doit retrouver sur la facture ce qu'il a accepté au devis, au même montant ou selon la même règle de calcul.
Les justificatifs à conserver
- Un relevé des trajets : dates, lieux de départ et d'arrivée, kilomètres parcourus.
- Les informations du véhicule, si vous calculez vos frais avec le barème kilométrique.
- Les tickets de péage et les billets de train ou d'avion.
- Les factures de repas ou d'hôtel, lorsqu'elles sont refacturées.
Un forfait annoncé au devis n'oblige pas à détailler chaque trajet au client. Le relevé reste utile pour justifier votre calcul en cas de désaccord. Côté salariés, les pièces à garder sont détaillées dans notre article sur la note de frais.
À quoi ressemble une facture avec frais de déplacement ? Un exemple chiffré
Voici une facture type. Les montants et le taux de TVA sont des hypothèses d'illustration : ils ne constituent ni une règle ni un barème.
Un prestataire réalise une mission de conseil chez son client. Le devis prévoyait la refacturation des kilomètres au tarif annoncé, ainsi qu'un billet acheté au nom du client, avec son accord.
| Ligne | Montant | Calcul |
|---|---|---|
| Prestation de conseil HT | 1 000 € | Prix du devis |
| Frais de déplacement refacturés HT | 120 € | Kilomètres × tarif annoncé au devis |
| Sous-total HT | 1 120 € | 1 000 € + 120 € |
| TVA (hypothèse de 20 %) | 224 € | 20 % × 1 120 € |
| Total TTC | 1 344 € | 1 120 € + 224 € |
| Débours (hypothèse : conditions du BOFiP réunies) | 45 € | Montant exact payé, justificatif joint |
| Total à payer | 1 389 € | 1 344 € + 45 € |
La TVA s'applique ici à la prestation et au déplacement refacturé, traité comme l'accessoire de la prestation. Le débours reste sur une ligne distincte, remboursé au centime près. Faites confirmer la qualification par votre expert-comptable avant d'émettre la facture.
La même facture avec un forfait
Avec un forfait, la ligne de kilomètres devient « Forfait déplacement HT ». Si le forfait annoncé au devis est de 120 €, le sous-total HT reste à 1 120 € et la TVA à 224 €. Le client ne voit plus ni les kilomètres ni le tarif, seulement le montant convenu. Le débours garde sa ligne dédiée.
Quelles erreurs éviter quand on refacture ses frais de déplacement ?
Cinq erreurs reviennent souvent. Chacune se corrige avant l'émission de la facture.
- TVA oubliée sur les frais refacturés. Correction : portez-les sur une ligne distincte, avec leur base HT, puis appliquez la TVA de la prestation.
- Débours mal qualifié. Sans mandat du client ou avec une marge, la dépense n'est pas un débours. Correction : traitez-la comme un frais refacturé.
- Double facturation. Les frais sont déjà compris dans votre tarif ou votre forfait. Correction : rattachez chaque dépense à une seule ligne de facture.
- Refacturation absente du devis. Le client conteste, et vous perdez le montant. Correction : inscrivez les frais au devis ou aux CGV, et formalisez tout dépassement par un avenant.
- Règle différente selon les clients. Elle nourrit les litiges. Correction : fixez une règle unique, forfait ou frais réels, et appliquez-la à tous.
Comment May vous aide-t-il à gérer les avantages de vos salariés ?
La refacturation concerne vos clients. Les avantages concernent vos salariés : c'est sur ce second terrain que May intervient.
Issu du groupe Up, May s'adresse en priorité aux PME. Son application réunit les principales familles d'avantages : titres restaurant, titres cadeau, vacances, culture, sport, prime télétravail, mobilité durable et service à la personne. Chaque salarié dispose d'une cagnotte dont il choisit lui-même l'usage.
Vous construisez un package avantage sur mesure, exonéré de charges sociales et patronales dans le respect des plafonds URSSAF. Les titres restaurant May sont acceptés dans tous les restaurants de France.
Pour évaluer le budget, demandez une démo, un audit gratuit ou une estimation de votre cagnotte.
Pour aller plus loin
- Prime de déplacement 2026 : règles, montants et calcul des frais
- Frais professionnels : définition, remboursement et règles URSSAF 2026
- Per diem : définition, barème 2026 et règles en France
FAQ : facturation des frais de déplacement au client
Un auto-entrepreneur peut-il facturer ses frais de déplacement ?
Oui, à condition de l'avoir prévu au devis ou dans ses conditions générales de vente. Il choisit entre un forfait et des frais réels, puis les porte sur une ligne distincte de la facture. S'il bénéficie de la franchise en base de TVA, il ne facture de TVA ni sur la prestation ni sur les frais, et l'indique sur la facture.
Peut-on facturer des péages et des repas en plus des kilomètres ?
Oui, si le devis les mentionne. Péages, stationnement et repas s'ajoutent aux kilomètres sur justificatifs, chacun sur sa propre ligne. Un poste absent du devis ne se facture pas sans l'accord écrit du client.
Peut-on facturer un forfait supérieur au coût réel ?
Oui, si le forfait a été convenu au devis : il fait alors partie de votre prix et suit la TVA de la prestation. Un débours, lui, se refacture au montant exact. Appliquer une marge à une dépense avancée pour le client lui fait perdre la qualité de débours.
Que faire si les frais dépassent le devis ?
Ne les glissez pas dans la facture sans prévenir. Proposez un avenant ou obtenez l'accord écrit du client avant d'émettre la facture. Pour les missions au coût variable, indiquez dès le devis un montant estimatif et sa règle de révision.
Un billet de train refacturé est-il soumis à la TVA ?
S'il est acheté à votre nom pour réaliser la mission, c'est un frais refacturé : il suit en principe le traitement de TVA de la prestation. Il ne devient un débours que s'il est émis au nom du client, sur son mandat, et refacturé au montant exact. Faites valider le traitement par votre expert-comptable.
