May (société par actions simplifiée au capital de 1 010 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 913 425 633 ayant son siège au 8 RUE DE SOFIA 75018 PARIS, France est une société spécialisée dans le remboursement des avantages salariés, en particulier grâce à son savoir-faire en matière de traitement de données bancaires et transactionnelles, qui lui permet de proposer à ses Clients Financeurs un nouveau mode de distribution d’avantages à leurs salariés à travers différents services. Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les termes et conditions du partenariat conclu entre les Parties et de déterminer les obligations et responsabilités respectives qui en découlent.
Les présentes conditions générales complètent les conditions particulières définies entre May et le Client.Les présentes conditions générales expriment l'intégralité des obligations des Parties. Aucune indication ou aucun document ne pourra engendrer des obligations au titre des présentes s'il ne fait l'objet d'un avenant signé par les deux Parties.
Dans les présentes conditions générales, les mots et expressions identifiés par une majuscule ont la signification indiquée ci-après, qu’ils soient au singulier ou au pluriel.
Avantage : désigne l’avantage social attribué sous forme pécuniaire au Bénéficiaire par le Financeur au moyen du Service May, comprenant notamment les avantages suivants : Titres Restaurant,Services à la personne,Forfait Mobilité Durable,Abonnement Transport,Télétravail,Participation sport,Participation vacances, Participation culture,Cadeau « œuvres sociales ».
Bénéficiaire : désigne toute personne physique, étant Salariée ou ayant-droit du Financeur et destinataire de la solution proposée par May en vertu des conditions générales et particulières passées entre May et le Financeur, utilisant l’espace Utilisateur pour ses besoins propres dans le cadre d’un usage strictement personnel et non commercial.
Cagnotte : désigne le montant mis à disposition du Bénéficiaire par le Financeur au titre des Avantages. Le montant et les Avantages composant la ou les Cagnotte(s) sont définis pour chaque Bénéficiaire par le Financeur. Elle représente l’ensemble des Avantages aux Bénéficiaires consentis par l’entreprise, y compris le cas échéant la contribution personnelle du Bénéficiaire.
Carte : désigne l’une des modalités d’utilisation du Service May, en l'occurrence le moyen de paiement prenant la forme d’une carte à puce émise par la société Stripe Payments Europe, Ltd (ci-après « Stripe »), permettant au Bénéficiaire, conformément aux CGU Utilisateur, de dépenser les sommes mises à sa disposition par le Client Financeur au titre des Avantages. Le montant de chaque opération effectuée à l’aide de la Carte est débité directement et intégralement de la Cagnotte du Bénéficiaire en fonction de la nature de l’opération réalisée, de la nature des avantages consentis par le Client Financeur, et après vérification automatique et systématique du solde disponible sur la Cagnotte et du plafond en vigueur. L’utilisation de la Carte implique l’acceptation par le Client des “Terms Of Services” de Stripe.
CGU Utilisateur : désigne le contrat liant May au Bénéficiaire et définissant les modalités et les conditions dans lesquelles May met à disposition de l’Utilisateur un espace Utilisateur, web et application mobile lui permettant d’accéder au Service May, intitulé Conditions Générales d’Utilisation de l’Espace Utilisateur et des Services May.
Compte Technique : désigne le compte de paiement appartenant à May sur lequel le Financeur transfère les fonds correspondant au montant total des Avantages attribués aux Bénéficiaires.
Client Financeur ou Financeur : désigne l’employeur, le comité social et économique ou toute personne dûment habilitée à agir pour son compte et liée par les présentes conditions générales avec May.
Espace Administrateur : désigne la plateforme de gestion des Avantages à partir de laquelle le Client Financeur, par le biais de ses Administrateurs Autorisés, réalisera ses commandes de Cagnottes et les attribuera à ses Bénéficiaires.
Espace Utilisateur : désigne l’url app.may.fr ou l’application mobile disponible sous iOS et Android et téléchargeable sur le Terminal de l’Utilisateur lui permettant d’accéder au Service May.
Option(s) : désigne les options actuellement disponibles, mentionnées ci-après à titre indicatif. Cette liste n’est pas exhaustive et pourra être complétée ou modifiée par May à tout moment. En l’espèce, les options sont notamment les suivantes : utilisation d’une Carte prépayée et utilisation de la synchronisation bancaire, la billetterie et le module de communication. Pour en savoir davantage sur les Options existantes, le Client Financeur est invité à contacter May via l’adresse csm@may.fr.
Salariés : désigne toute personne physique employée par le Client Financeur dans le cadre d’un contrat de travail, qu’il soit à durée indéterminée ou déterminée, à temps plein ou partiel, et susceptible de bénéficier des Avantages octroyés par le Client Financeur à travers les Services de May.
Synchronisation bancaire : désigne l’une des modalités d’utilisation du Service May permettant au Bénéficiaire de se faire rembourser des dépenses engagées depuis son compte bancaire personnel au titre de l’attribution d’un ou plusieurs Avantages.
Service May : désigne le service mis à disposition du Bénéficiaire par May lui permettant d’utiliser les Avantages.
Administrateur Autorisé : désigne tout personne dûment désignée par le Client Financeur et autorisée à accéder à l’Espace Administrateur.
Contrat : désigne les conditions générales et particulières passées entre May et le Client Financeur ayant pour objet de faciliter la distribution des avantages sociaux accordés aux Salariés et ayants-droits du Client Financeur.
Service(s) : désigne toute fonctionnalité proposée sur les espaces Administrateur et/ou Utilisateur, aux Utilisateurs en fonction de leur qualité et/ou des droits qui leur sont octroyés dans les conditions stipulées dans les présentes.
Utilisateur : désigne un Bénéficiaire habilité par le Client Financeur à accéder à l’espace Utilisateur, à l’espace Administrateur et au Service May.
Contenu May : désigne tous les éléments des Services, et notamment tout texte, fichier informatique, cookie, image, formulaire, opportunité, article, photographie, graphisme, image, son, programme, logiciel, documentation, onglet, fonctionnalité, bases de données, marque, désignation, logos, dessin, modèle et qui demeurent la propriété de May .
Facturation des services - révision - réclamations
Le Client Financeur recevra 2 types de facture :
Le prix du Service de May est facturé au Client Financeur et n’est conclu que pour la société identifiée. Sauf mention contraire dans les Conditions Particulières, toute commande de carte prépayée par un Utilisateur donnera lieu à un (1) euro de facturation supplémentaire par carte commandée par mois à charge du Client Financeur, en plus des tarifs indiqués dans les conditions particulières.
Sauf tarification spécifiquement prévue, le prix des Services comprend le coût d’acquisition des licences et droits d’utilisation des outils, logiciels et systèmes d’exploitation utilisés par May et/ou le cas échéant mis à disposition du Client par May dans le cadre des Services. Il appartient au Client d’acquérir et de s’acquitter de toute licence ou droit d’utilisation nécessaire à l’exploitation des Contenus qu’il utilise dans le cadre des Services.
Toutes les factures doivent être payées à date d’émission. Le Client Financeur accepte expressément que les factures lui soient transmises par voie électronique. La facture est communiquée au Client Financeur par courrier électronique et/ou mise à la disposition sur la Plateforme. Il appartient au Client Financeur d’en conserver une copie conformément à la réglementation en vigueur. Les factures mises à disposition du Client Financeur dans la Plateforme y demeurent au minimum pendant une période de douze (12) mois suivant leur date de mise à disposition.
De convention expresse et sauf report sollicité à temps et expressément accordé par May de manière particulière, le défaut de paiement à l'échéance, même partiel, entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable :
En cas de retard de paiement, le Client Financeur sera également tenu d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d'un montant minimal fixé à quarante (40) euros, et ce, sans qu'une relance ne soit nécessaire de la part de May, par application des articles D 441-5 et L 441-6 du Code de commerce.
Le paiement de cette indemnité se fait en complément des pénalités de retard actuellement prévues par la loi.
Lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire de quarante (40) euros, May aura la possibilité de demander au Client Financeur une indemnisation complémentaire, uniquement sur justification.
De même, il est convenu entre les Parties que tout défaut ou retard de paiement (même partiel), entraînera de plein droit pour May, la possibilité sans préavis, de suspendre tout ou partie des Services du Client Financeur (y compris ceux déjà réglés), et/ou de refuser tout renouvellement de Services, et de résilier, de plein droit, par courriel, le Contrat en tout ou partie.
May se réserve le droit de réviser, maximum une fois par an, les conditions financières et le montant des tarifs applicables aux Services, sous réserve d’informer le Client par écrit dans le respect d’un préavis de trente (30) jours. Cette notification peut notamment se faire sous la forme d’un e-mail envoyé au Client Financeur en la personne de ses administrateurs.
En outre, le Client Financeur reconnaît que la tarification des Services repose sur un modèle par licence ou par utilisateur actif, de sorte que toute variation du nombre de Collaborateurs ou d’Établissements (SIRET) entraîne automatiquement une adaptation du prix conformément aux conditions financières convenues, sans qu’une information préalable spécifique ne soit requise. En revanche, si cette évolution conduit au franchissement d’un palier tarifaire ou à un changement de plan de souscription, le nouveau tarif applicable sera communiqué au Client Financeur au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
Par ailleurs, le Client reconnaît et accepte que le prix des Services soit susceptible d’évoluer à la hausse ou à la baisse en fonction des variables suivantes, sans qu’il soit nécessaire d’établir un avenant spécifique et sous réserve d’informer le Client par écrit dans le respect d’un préavis de trente (30) jours :
Toute modification tarifaire non automatique interviendra sur la base des éléments factuels communiqués par le Client ou constatés par May, et sera répercutée sur la facturation suivante. Le Client reconnaît que la poursuite de l’utilisation des Services après communication de la modification tarifaire vaut acceptation des nouveaux tarifs.
En cas de désaccord sur les nouvelles conditions financières établies, le Client pourra résilier le Contrat sous réserve de respecter un délai de préavis de trente (30) jours.
L’ensemble des sommes dues par le Client Financeur à May pour la durée d’engagement resteront toutefois exigibles.
Tout désaccord concernant la facturation et la nature des Services doit être notifié auprès du service client de May dans un délai d’un (1) mois après émission de la facture à l’adresse csm@may.fr.
A défaut, et sans préjudice de la possibilité pour le Client Financeur de contester ultérieurement la facturation, le Client Financeur est tenu de s’acquitter des factures impayées dans les conditions prévues au Contrat. En cas de défaut de facturation, May est autorisée à régulariser lesdites factures dans la limite des règles de prescription en vigueur.
Les Cagnottes étant directement remboursées par May aux Bénéficiaires, le Client Financeur s’assurera de fournir à May les fonds nécessaires pour garantir l’approvisionnement des Avantages. Ces fonds sont composés du total des Cagnottes chargées lors de la commande. Aucun remboursement ne sera effectué aux Bénéficiaires en l’absence de provision suffisante sur les comptes du Financeur chez May et les cartes de paiement distribuées aux Bénéficiaires seront désactivées.
Les appels de fonds sont :
Le montant des appels de fonds est calculé sur base des déclarations du Client Financeur, au niveau du nombre de salariés et du montant à charger sur les Cagnottes.
May s'engage à mettre à la disposition du Client le Service déterminé par les Parties conformément aux CGU Utilisateur, en contrepartie du paiement du prix suivant les modalités définies dans les conditions particulières.
Le Client Financeur s’engage par conséquent à :
La relation contractuelle est établie pour une période déterminée dans les conditions particulières à compter de sa date d’entrée en vigueur, telle que mentionnée dans les conditions particulières. Durant cette période d’engagement, le Client demeure tenu au paiement de l’intégralité des sommes contractuelles convenues, et ce, jusqu’à l’expiration de ladite période, indépendamment de l’utilisation effective des services. En cas de résiliation avant terme, le Client Financeur restera tenu au paiement intégral des factures jusqu’à la fin de la période d’engagement.
Sauf disposition contraire dans les conditions particulières, le Contrat sera renouvelé à l’issue de la période d’engagement par tacite reconduction pour des périodes de même durée et aux mêmes conditions contractuelles, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve de respecter un préavis d’un (1) mois. La simple expiration du Contrat à son échéance n’ouvre droit à aucune indemnité au profit de May.
En cas de période de test sans engagement, le Client Financeur a la possibilité de résilier le Contrat à la fin de ladite période de test sans préavis, à condition de le faire avant la fin de cette période. Le cas échéant, le Contrat sera renouvelé à l’issue de la période de test pour des périodes de même durée et aux mêmes conditions contractuelles.
À la clôture de chaque exercice annuel (soit au 31 décembre de chaque année), les Cagnottes éventuellement ouvertes au nom d’un Bénéficiaire font l’objet d’une régularisation. Conformément aux dispositions légales applicables, les montants des Avantages non épuisés d’une Cagnotte générale non affectée à un avantage spécifique sont restitués au Client Financeur. Par dérogation et à titre de faculté, le Client Financeur peut laisser la possibilité au Bénéficiaire de convertir tout ou partie du solde de sa Cagnotte pluri-avantages non utilisée en un avantage unique déplafonné (notamment en un avantage vacances, sport ou culture), lequel bénéficiera alors d’une prolongation de validité de douze (12) mois à compter de la conversion.
Dans ce cas, le Bénéficiaire a le choix d’attribuer le solde de sa Cagnotte pluri-avantages à l’un de ces avantages déplafonnés. Cependant, à défaut de choix exprimé par le Bénéficiaire avant le 31 décembre de l’année concernée, le solde sera automatiquement reporté selon le package en place et par priorité de la manière suivante : (1) avantage “vacances” (2) avantage “culture” et (3) avantage “sport”. Le Client Financeur conserve toutefois la possibilité de s’opposer à ce report automatique, en formulant une demande expresse avant le 30 novembre de l’année en cours. Le cas échéant, les montants non utilisés à la clôture de l’exercice sont retournés au Client Financeur.
Passé ce délai, le report sera réputé accepté.
À la clôture de chaque exercice annuel (soit au 31 décembre de chaque année), les Cagnottes éventuellement ouvertes au nom d’un Bénéficiaire font l’objet d’une régularisation. Conformément aux dispositions légales applicables, les montants des Avantages non épuisés d’une Cagnotte mobilité (forfait mobilité douce et/ou abonnement transport) ou télétravail sont restitués au Client Financeur.
Pour la cagnotte télétravail, et par dérogation et à titre de faculté, le Client Financeur peut demander à ce que May prolonge la durée de validité de celle-ci, en formulant une demande expresse avant le 30 novembre de l’année en cours.
Les montants chargés sur la cagnotte repas sont valides jusqu’au 1er mars de l’année suivante. Toutefois, May applique par défaut le report automatique de la cagnotte repas afin qu’il n’y ai pas de solde périmé. Le Client Financeur peut s’opposer à ce système en formulant une demande expresse avant le 30 novembre de l’année en cours.
Les montants chargés sur des cagnottes mono-avantage Vacances, Sport, Services à la personne ou Culture ou pour l’avantage Cadeau (qu’il soit ou non intégré dans une cagnotte) sont valides 24 mois à compter de la date de crédit.
En cas de rupture du contrat de travail entre le Bénéficiaire et le Client Financeur, May offre le choix au Client Financeur :
Le cas échéant, May ne pourra être tenue responsable de la gestion des droits aux Avantages entre le Bénéficiaire et le Client Financeur. Le Client Financeur s’acquittera également auprès de May des frais liés au remboursement anticipé de la Cagnotte, conformément à l’article suivant.
En cas de rupture avant terme des Services, pour quelque cause que ce soit, le Client Financeur devra s’acquitter de frais de gestion auprès de May, de l’ordre de 3,5% du montant annuel de la valeur totale des Avantages composant la Cagnotte.
De même, dans l’hypothèse où le Bénéficiaire et le Client Financeur ne seraient plus liés par un contrat de travail, nécessitant le remboursement des Avantages versés par le Client Financeur au sein de la Cagnotte, ou pour toute autre raison nécessitant la même opération de remboursement, le Client Financeur devra s’acquitter de frais de gestion auprès de May, de l’ordre de 3,5% du montant annuel de la valeur totale des Avantages composant la Cagnotte.
En cas de non-reconduction tacite des Services à la demande du Client Financeur, des frais de clôture sont mis à la charge du Client Financeur. Ces frais sont fixés à 3,5 % du montant total des cagnottes à restituer au Client Financeur à la date de réception du courrier de non-reconduction. Les frais de clôture sont exigibles avant la date de renouvellement annuel du Contrat et peuvent, le cas échéant, être déduits directement des sommes à restituer au Client Financeur.
Les sommes restant dues au titre de la dernière période de facturation sont, le cas échéant, facturées ou déduites du montant restitué, lorsque leur date d’émission habituelle intervient postérieurement à la fin du Contrat.
La restitution des cagnottes intervient après déduction des frais de clôture et, le cas échéant, des montants restant dus.
Les Parties déclarent expressément qu'elles sont et demeureront des partenaires commerciaux et professionnels indépendants. En conséquence, chaque partie veillera à ce qu'aucune confusion ne puisse se faire sur son caractère indépendant. Aucune disposition des présentes conditions générales ne pourra être interprétée comme créant ou manifestant l'intention de créer, une association, une société de fait, créée de fait ou en participation, ou une relation d'employeur à employé entre les Parties qui agissent en contractants indépendants. De plus, chaque Partie s’interdit de prendre un engagement au nom et/ou pour le compte de l'autre. Chacune des Parties demeure seule responsable de ses actes, allégations, engagements, prestations, produits et personnels.
Les Parties conviennent que les traitements de données à caractère personnel opérés dans le cadre du présent Contrat s’exécuteront selon les conditions reprises en annexe des conditions générales.
Tous enregistrements informatiques effectués et conservés par May lors de l’utilisation de l’Espace Administrateur et de l’Espace Utilisateur, pour quelque motif que ce soit et pour toutes actions effectuées par le Client et/ou les Bénéficiaires, seront considérés comme preuves des communications et opérations réalisées par ses utilisateurs et font foi entre les Parties, sans pour autant que cette preuve ne puisse être considérée comme irréfragable.
May est titulaire des droits portant sur sa marque et sa dénomination sociale, ainsi que sur ses produits. Les présentes conditions générales ne sauraient avoir pour effet de conférer un droit quelconque au Client sur les droits de propriété intellectuelle de May, en dehors du simple droit d'être cité, conformément aux présentes. Les Parties se réservent réciproquement le droit de faire état de leur relation sans en dévoiler les conditions dans le cadre de leur communication commerciale. Dans cette optique, moyennant accord préalable, le Client autorise la diffusion de son logo et ou de sa marque permettant de l'identifier au sein du public et ce par tous moyens. Cette utilisation n’entache pas les droits exclusifs de propriété intellectuelle dont disposerait le Client.L’Espace Utilisateur, l’Espace Administrateur, ainsi que tout savoir-faire, méthode, procédé, ou solution logicielle contribuant à sa création ou à sa mise à jour, sont et demeurent la propriété exclusive de May. Aucun droit de quelque nature que ce soit sur tout savoir-faire, toute méthode, procédé ou solution logicielle contribuant à la création ou à la mise à jour de celui-ci, n'est cédé ou transféré au Client en application du Contrat. L’ensemble des programmes et modèles permettant l’exécution des Services sont et restent la propriété exclusive de May. Les noms May, les logos, et le nom de domaine www.may.fr sont la propriété exclusive de May.
La violation par le Client des droits de propriété intellectuelle de May, notamment en ce qui concerne la licence concédée aux termes de l’article 4.1, constituera un manquement grave au présent Contrat.May déclare disposer de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux éléments qu’il utilise lors de l'exécution du Contrat.
May garantit le Client contre toute revendication de tiers fondée sur une atteinte à leurs droits de propriété intellectuelle du fait de l’exécution du Contrat. Dans l’hypothèse d’une telle revendication, May s’engage à :
Dans l’hypothèse où le Client, ou ses successeurs, serai(en)t condamné(s) par une décision de justice définitive au motif que l’exécution du Contrat est, pour tout ou partie, un acte de contrefaçon ou que les droits se rapportant aux Services ont été cédés en violation des droits d’un tiers, May devra relever et garantir le Client ou ses successeurs :
Les Parties conviennent de collaborer dans le cadre de ces actions et/ou réclamations, chacune conservant cependant sa liberté de représentation en justice.En tout état de cause, May s'engage à informer le Client, dès qu’il en a connaissance, de toutes réclamations et/ou actions dont il serait destinataire.
Il pourra être mis fin à la relation contractuelle en cas d'inexécution par l'une ou l'autre des Parties de l'une quelconque des obligations prévues au titre des présentes et au titre des CGU Utilisateur, soixante (60) jours après l'envoi par la Partie qui se prévaut des dispositions du présent article à la Partie défaillante d'une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, restée sans réponse. L'envoi d'une telle mise en demeure au Client par May aura pour effet de suspendre immédiatement toute utilisation du nom et/ou du logo de May par le Client, quel que soit le support de diffusion.Il est entendu entre les Parties qu’en l’absence d’avis de réception de la lettre recommandée adressée par la Partie à l’initiative de la résiliation, les Parties s’autorisent à considérer ladite lettre de mise en demeure dûment réceptionnée par son destinataire. Cela, dès lors que la Partie émettrice est en mesure de prouver le premier envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception (sans avoir obtenu l’avis de réception y relatif) et dès lors qu’un email a dûment été envoyé simultanément (contenant ladite lettre de mise en demeure) à la Partie défaillante.
En cas de résiliation anticipée pour quelque cause que ce soit, l’ensemble des sommes dues par le Client à May pour la période d’engagement, resteront dues, conformément aux dispositions des présentes et des conditions particulières.
La fin de la relation ne saurait porter atteinte au droit de May, de procéder à toute action utile envers le Client, et de demander le droit à tous dommages et intérêts, le cas échéant.
Les Parties s’engagent à observer la plus stricte confidentialité de toutes les informations auxquelles elles auront accès dans le cadre de la relation contractuelle, et, notamment, durant son exécution, ainsi que le présent document (ci-après les « Informations Confidentielles ») et à ne les utiliser que pour les stricts besoins de l’exécution du Contrat.Chacune des Parties reconnaît que les Informations Confidentielles qui lui seront transférées par l’autre Partie sont et resteront la propriété exclusive de cette dernière. La présente obligation de confidentialité ne s’applique pas à toute information :
Chaque Partie s’engage également à faire respecter ces engagements par ses éventuels employés ou ceux de son groupe, préposés, agents, conseils ou sous-traitants qui auraient besoin d’avoir connaissance des Informations Confidentielles pour les besoins stricts du Contrat.
L'obligation de confidentialité prévue au présent Article restera en vigueur pendant toute la durée du Contrat et durant une durée de cinq (5) ans à compter de la date de cessation du Contrat, quelle qu'en soit la cause.
Chaque Partie est responsable de tout dommage qu'elle-même, ses salariés, ses représentants, causent à l'autre Partie du fait de la mauvaise fourniture du Service et/ou de l'exécution fautive du Contrat. Sous réserve des dispositions du présent article, elle indemnisera l'autre Partie de tout dommage direct que l’autre Partie viendrait à supporter à ce titre. May s'engage à apporter tout le soin raisonnablement possible à l'exécution des services et ce conformément aux règles de l’art de sa profession et en étroite collaboration avec le Client. Compte tenu du partage des responsabilités entre May et le Client tel que prévu ci-dessus, May est astreint, d’une manière générale, à une obligation de moyens.
Sont en outre expressément exclus du dommage réparable tous les préjudices indirects tels que définis par la jurisprudence française comme le préjudice commercial, la perte de clientèle, la perte de bénéfice ou la perte d’image de marque subis par le Client ou par un tiers. Si la responsabilité de May était retenue, le Client ne pourrait prétendre, toutes causes confondues, à un total d'indemnité et de dommages et intérêts supérieurs au montant du chiffre d’affaires net réalisé par May dans le cadre de l'exécution de ses services, sauf en cas de dol ou de faute lourde.Si May n’a pu exécuter les présentes conditions générales par la faute du Client, et en particulier du fait du manque de coopération de ce dernier, May ne pourra être tenu pour responsable.
Il appartient à chacune des Parties de souscrire les polices d’assurances nécessaires à son activité et ses produits.
Sans préjudice des autres dispositions des présentes conditions générales, May pourra suspendre l’exécution du Contrat sans préavis ni formalité d’aucune sorte, en cas de non-respect par le Client de ses obligations et notamment en cas de retard de paiement, et ce jusqu’à l’exécution par le Client des obligations qui lui incombent au titre du Contrat.
Le Contrat a été conclu par May à raison de conditions économiques qui prévalaient au moment de l’échange de consentements. Dans le cas où les conséquences du changement de ces circonstances économiques et en particulier des hausses significatives de ses coûts de réalisation modifiant substantiellement les conditions financières du Contrat, May communiquera au Client les justificatifs des changements allégués et les Parties renégocieront de bonne foi les conditions financières du Contrat.
En cas d’impossibilité de convenir de nouvelles conditions tarifaires applicables au Contrat, May pourra résilier le Contrat, sans que sa responsabilité ne soit engagée en respectant un préavis de (3) trois mois.
Si l'exécution du Contrat est interrompue ou empêchée par cas de force majeure, qui est définie comme un événement échappant au contrôle de la Partie invoquant la force majeure, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du Contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, les deux Parties seront dispensées de l'exécution de leurs obligations contractuelles pendant la durée de cet empêchement.La Partie qui se trouve empêchée devra faire toute démarche raisonnable pour faire cesser rapidement cette incapacité et reprendre dès que possible l'exécution du Contrat.
En cas de force majeure dont la durée excéderait trente (30) jours, chacune des Parties pourra résilier le Contrat, sans qu'aucune indemnité ne soit exigible par l'une ou l'autre des Parties.
Toute cession, subrogation, substitution ou autre forme de transmission du Contrat par l'une des Parties à un tiers est interdite sauf accord préalable écrit de l'autre Partie. Toutefois, en cas de fusion le Contrat se poursuivra avec les personnes morales nouvellement créées ou absorbantes.
Le fait, pour l’une des Parties, de ne pas se prévaloir d’un manquement par l’autre Partie à l’une quelconque des obligations prévues dans le Contrat, ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à l’obligation en cause.
Au sens des dispositions de la présente Annexe, les termes identifiés par une majuscule ont la signification ci-dessous.
En cas de doute ou de différences, les définitions énoncées dans la Législation relative à la protection des Données à caractère personnel prévaudront.
Il faut entendre par :
La présente Annexe complète les Conditions générales de May (ci-après, “les Conditions générales”). Tous les termes commençant par une lettre majuscule qui ne sont pas définis dans la présente Annexe ont la signification reprise dans les Conditions générales.
Dans le cadre des Conditions générales et aux fins de la réalisation des Services, le Client transfère les Données à caractère personnel déterminées ci-après à May et charge cette dernière de traiter ces Données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Annexe.
2.1. Qualifications des Parties
Les Parties reconnaissent avoir une pleine et entière connaissance des obligations issues de la Législation relative à la protection des données à caractère personnel, qui s’appliquent à elles en leurs qualités respectives suivantes :
2.2. Description des traitements de données à caractère personnel
a) Services sous-traités
May est autorisée à Traiter pour le compte du Client les Données à caractère personnel nécessaires pour fournir les Services tels que définis dans les Conditions générales et ne peut traiter les Données qu’à ces fins, conformément aux instructions du Client.
Ainsi, compte tenu des Conditions générales, le Client confie le Traitement des Données à caractère personnel telles qu’énumérées ci-après à May uniquement pour les finalités suivantes :
May peut toutefois être amenée à effectuer un traitement de données pour des finalités qui ne sont pas encore prévues par la présente Annexe ni par les Conditions générales, à la demande écrite et préalable du Client.
Si May est tenue, en vertu d’une obligation légale découlant du droit de l’Union européenne ou du droit français, d’effectuer un traitement de données en dehors des instructions et Services prévus par la présente Annexe et par les Conditions générales, May en informera au préalable le Client.
b) Type de personnes concernées
Les Données à caractère personnel auxquelles May a accès concernent les Salariés bénéficiaires du Service désignés par le Client Financeur (tels qu’identifiés dans les CGU User et CGU Financeur).
c) Type de données à caractère personnel
Dans le cadre des Services, les données à caractère personnel des Personnes concernées sont transférées par le Client à May, auxquelles May associe un identifiant qu’elle génère. Les Données personnelles sont pseudonymisées à réception et toute donnée en clair est immédiatement supprimée au moment de sa réception. Dans le cadre des Services, les types de données à caractère personnel du Bénéficiaire traitées sont :
d) Modalités d'utilisation et de conservation des Données
Les traitements ont une durée maximale égale à la durée de validité de la relation entre les Parties. La fin de cette dernière implique l’arrêt de l’échange de Données à Caractère Personnel entre les Parties et, selon le choix du Client, leur suppression ou leur renvoi au Client ainsi que la destruction des copies existantes. Sont exclues de cette obligation de suppression les données dont la conservation est imposée par le droit de l’Union ou le droit français (notamment en ce qui concerne la lutte contre le blanchiment, le financement du terrorisme et la lutte contre la fraude, les obligations comptables de May, en ce compris auprès des URSSAF et du CNTR).
e) Sous-traitants secondaires
Le Client reconnaît et accepte expressément que May puisse transférer des Données à caractère personnel à des Sous-traitants secondaires aux fins de la réalisation des prestations de Services - pour autant que et uniquement si - un tel transfert a lieu conformément aux conditions du présent article. May demeure responsable du respect par un tel Sous-traitant secondaire des obligations que les Conditions générales et la présente Annexe lui imposent.A la date de la signature de la présente Annexe, les Sous-traitants secondaires auxquels May fait appel dans le cadre de l’exécution de ses Services sont les suivants :
2.3. Validité des données personnelles initialement collectées par le Client et utilisées dans le cadre des Services
Le client s'engage a :
Conformément à l’article 32 du RGPD, May s’engage à mettre en œuvre et maintenir, pendant toute la durée de la présente Annexe, des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles et ainsi empêcher toute violation de données personnelles.
Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles à adopter à cette fin doivent être déterminées en tenant compte :
Les mesures techniques et organisationnelles effectivement mises en place par May sont les suivantes :
En tout état de cause, ces mesures techniques et organisationnelles garantissent un niveau de sécurité adéquat par rapport aux risques que le Traitement et la nature des Données à caractère personnel à protéger présentent, compte tenu également de l'avancée des technologies et du coût de leur mise en œuvre.
4.1. Obligations spécifiques du Client Financeur, agissant en tant que Responsable du traitement
Outre les obligations prévues à l’article 2.3 de la présente Annexe, le Client Financeur s’engage à :
4.2. Obligations spécifiques de May, agissant en tant que Sous-traitant
Dans le cadre des missions de sous-traitance qui lui sont confiées, May s’engage à mobiliser ses meilleurs efforts pour :
4.3. Audit
Chaque Partie met à la disposition de l’autre toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations prévues dans le cadre de la présente Annexe.
Les Parties sont autorisées à effectuer tous les contrôles ou audits qu'elles jugent pertinents concernant le respect par l’une ou l’autre des Parties de ses obligations au titre de la présente Annexe. À cette fin, la personne en charge de l’audit désignée par la Partie, doit avoir accès aux installations, locaux, systèmes, enregistrements, procédures de l’autre Partie (et de ses Sous-traitants le cas échéant) utilisés pour traiter les données personnelles objet de la présente Annexe. Les Parties (et leurs Sous-traitants le cas échéant) coopèrent pleinement dans la conduite de l'audit.
Les Parties s’engagent à se transmettre mutuellement, dans les meilleurs délais, tout rapport d’audit établi par elles-mêmes ou pour leur compte et contenant des éléments relatifs à leur conformité à la Législation relative à la protection des données à caractère personnel .
Les Parties (et leurs Sous-traitants le cas échéant) s’engagent à remédier à tout manquement à la présente Annexe identifié lors de l'audit dans un délai convenu entre les Parties et à fournir les efforts nécessaires pour mettre en œuvre les améliorations requises énoncées dans le rapport d'audit final.
Nonobstant ce qui précède, toute vulnérabilité grave en matière de sécurité ou tout manquement grave identifié dans le rapport d'audit est corrigé par la Partie défaillante (et ses Sous-traitants le cas échéant) dans les trente (30) jours calendaires suivant la réception du rapport d'audit. Dans ce cadre, la Partie défaillante fournit à l’autre la documentation démontrant les mesures mises en œuvre pour ces corrections.
Si la Partie défaillante refuse ou n'est pas en mesure de corriger ces manquements dans le délai requis, l’autre Partie est en droit de résilier de plein droit et sans préavis la présente Annexe, sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourraient être réclamés le cas échéant.
Eu égard à la protection des droits des Personnes concernées, le Client doit permettre aux Personnes concernées d'exercer leurs droits et doit s'assurer que les informations adéquates concernant le Traitement en question leur soient communiquées d'une manière concise, transparente, compréhensible et facilement accessible, en utilisant un langage clair et précis.
Si une Personne concernée devait directement contacter May pour exercer ses droits individuels tels que demander une copie, une rectification ou l’effacement de ses Données, ou pour restreindre ou s'opposer aux activités de Traitement, May réoriente cette Personne concernée vers le Client.
May s’engage, dans la mesure du possible, à coopérer avec le Client et l'aider à remplir son obligation de réponse aux Personnes concernées.
Le Client est tenu de respecter toute la Législation relative à la protection des Données à caractère personnel ainsi que toutes les lois et réglementations qui lui sont applicables ou qui sont applicables à son activité.
May n'est pas responsable de la conformité aux lois et réglementations applicables au Client ni de ses activités du traitement qui ne s'appliquent pas à May en tant que fournisseur de Services.
Chaque Partie est tenue de mettre en œuvre correctement les obligations de la présente Annexe pour la partie du traitement qui la concerne. Par conséquent, chaque Partie indemnisera l’autre Partie pour tout dommage ou perte résultant d’une violation des dispositions de la présente Annexe.
May est exonérée de responsabilité, si elle prouve que le fait qui a provoqué le dommage ne lui est pas imputable personnellement. Toutefois, May ne peut invoquer un manquement par un Sous-traitant secondaire à ses obligations découlant de la présente Annexe pour échapper à ses propres responsabilités. En d’autres termes, May est responsable devant le Client de la mauvaise exécution des obligations contractuelles de ses propres Sous-traitants. Le présent article survivra à la résiliation ou au terme de la présente Annexe.
May a désigné un Data Protection Officer (“DPO”) joignable via les coordonnées suivantes :
Par e-mail à l’adresse suivante : dpo@may.fr
Par courrier : May – Service du Délégué à la Protection des données – 8 rue de Sofia 75018 Paris
