📌 À retenir
- Il n'existe pas de modèle officiel de note de frais : chaque entreprise choisit son format.
- Un bon modèle identifie le salarié, la date, la nature et le motif de la dépense, les montants HT, TVA et TTC, le mode de paiement et le justificatif joint.
- L'employeur doit rembourser les frais engagés dans l'intérêt de l'activité.
- Pour éviter la réintégration dans l'assiette des cotisations lors d'un contrôle Urssaf, ce qui compte est le justificatif et le respect des plafonds du barème en vigueur.
- Les avantages exonérés de charges de May complètent ce dispositif sans alourdir la gestion.
Un modèle de note de frais est un tableau dans lequel le salarié déclare ses dépenses professionnelles et sur lequel l'employeur s'appuie pour les rembourser. Excel, Word ou PDF : la loi n'impose aucun format. Pour être exploitable, il doit rattacher chaque dépense à un motif et à un justificatif.
Mais le sujet est moins simple qu'il n'y paraît. Beaucoup de dirigeants cherchent un fichier à télécharger, alors que ce n'est pas lui qui protège l'entreprise. Une mise en page soignée ne compense ni des pièces manquantes ni des remboursements au-delà des limites admises. En cas de contrôle Urssaf, ces sommes peuvent être réintégrées dans l'assiette des cotisations.
Vous avez donc deux objectifs à tenir ensemble : rembourser vos salariés sans alourdir la gestion, et sécuriser chaque ligne face à l'Urssaf.
Voici ce que vous allez trouver : les mentions à faire figurer dans le modèle, la méthode pour le remplir pas à pas, les plafonds à respecter, la note de frais kilométrique, puis les points vérifiés lors d'un contrôle et la durée de conservation des justificatifs.
Existe-t-il un modèle de note de frais officiel ou obligatoire ?
Non. La loi n'impose aucun modèle de note de frais : chaque entreprise choisit son format. En revanche, rembourser les frais engagés par le salarié pour son travail est une obligation.
Pas de format imposé par la loi
Pas de modèle officiel. Pas de format imposé. Aucun texte ne fixe la forme d'une note de frais, ni les rubriques qu'elle doit comporter.
Tableur, document Word, PDF à imprimer ou logiciel dédié : tous conviennent. Le bon modèle est celui que vos salariés remplissent sans erreur et que votre gestionnaire de paie peut contrôler rapidement.
Un remboursement dû par l'employeur
En principe, l'employeur rembourse les frais que le salarié engage pour son activité et dans l'intérêt de l'entreprise. Ces frais restent à la charge de l'entreprise : ils ne doivent pas peser sur la rémunération du salarié.
À quoi sert réellement le modèle ?
Le modèle ne crée aucun droit. Il sert à prouver la dépense et à la contrôler avant de la rembourser.
C'est lui qui vous protège face à l'Urssaf. Un remboursement sans justificatif, ou supérieur aux limites applicables, peut être réintégré dans l'assiette des cotisations. Mais un modèle bien conçu, associé à des justificatifs systématiques, permet de sécuriser chaque ligne. Pour le détail, notre guide sur les règles URSSAF, justificatifs et barèmes des notes de frais vous attend.
Quelles mentions mettre dans un modèle de note de frais ?
Un bon modèle de note de frais reprend le salarié, la date, la nature et le motif de la dépense, les montants HT, TVA et TTC, le mode de paiement, le justificatif joint et la validation du manager. Aucune liste légale n'existe. Ces champs sécurisent le remboursement et facilitent la défense du dossier en cas de contrôle. Le motif professionnel est celui que l'on oublie le plus souvent.
Les champs indispensables (le modèle en tableau)
Reproduisez ce tableau dans votre fichier : une ligne par dépense, une colonne par champ.
| Champ | Ce qu'il faut indiquer | Pourquoi |
|---|---|---|
| Salarié | Nom, prénom, service | Identifier qui est remboursé |
| Date | Jour de la dépense | Rattacher la dépense à la bonne période de paie |
| Nature de la dépense | Repas, déplacement, hébergement, autre | Classer la dépense en comptabilité |
| Motif professionnel | « Déjeuner client X », « mission du 5 au 7 mars » | Prouver le lien avec l'activité |
| Montants HT / TVA / TTC | Les trois montants, en euros | Isoler la TVA déductible, quand elle l'est |
| Mode de paiement | Carte personnelle, espèces, carte entreprise | Éviter un double remboursement |
| Justificatif joint | Oui/non, référence de la pièce | Relier chaque ligne à une preuve |
| Validation du manager | Nom, date, signature | Attester que la dépense a été engagée pour l'entreprise |
Certains modèles Excel remplacent la colonne « nature » par quatre colonnes (déplacement, repas, hébergement, autres) assorties d'un total automatique. Chaque total se reporte alors directement sur le bon compte.
Le motif professionnel ne se devine pas à partir d'un montant. Sans lui, un déjeuner de 38 € passe pour un repas personnel. Lors d'un contrôle, c'est pourtant le champ qui pèse le plus.
Quel justificatif joindre, et que vaut une attestation sur l'honneur ?
Le justificatif d'une note de frais est une facture, un ticket ou un reçu : il prouve le montant, la date et la nature de la dépense. L'attestation sur l'honneur reste une tolérance, réservée aux pièces perdues.
En principe, chaque ligne du tableau renvoie à une pièce. Mais si vous acceptez trop souvent l'attestation, un contrôleur peut y voir une absence de preuve.
💡 Bon à savoir : ajoutez une case « justificatif manquant » assortie d'un champ d'explication. Vous gardez la trace des exceptions, et vous pouvez les limiter.
Excel, Word, PDF ou logiciel : que choisir ?
Le format importe peu, pourvu que tous les champs figurent dans le modèle et soient remplis. Un modèle de note de frais Excel convient si vous voulez des totaux automatiques. Un fichier Word ou PDF suffit pour quelques dépenses par mois.
- Excel : calculs automatiques, mais des formules peuvent être effacées par erreur.
- Word ou PDF : simples à remplir, sans calcul intégré.
- Logiciel dédié : utile quand les notes se multiplient et que la validation doit être tracée.
Pour une PME qui démarre, un tableur bien tenu fait l'affaire.
Comment remplir une note de frais pas à pas ?
Pour remplir une note de frais, le salarié saisit la dépense, joint le justificatif, renseigne les montants HT, TVA et TTC, puis la fait valider par son responsable. Le remboursement intervient ensuite. Chaque étape sécurise le dossier en cas de contrôle Urssaf.
Étape 1 : saisir la dépense
Le salarié saisit sa note de frais dès que la dépense est engagée. Plus il attend, plus les oublis et les approximations s'accumulent.
Trois informations sont indispensables :
- la date de la dépense ;
- la nature de la dépense (repas, train, parking, hébergement) ;
- le motif professionnel : avec qui, pour quelle mission, pour quel client.
« Déplacement » ne dit rien d'utile. Préférez « rendez-vous client, Lyon, 12 octobre ».
Étape 2 : joindre le justificatif
Le justificatif est un scan ou une photo lisible de la facture, du ticket ou du billet. Le salarié s'assure que le montant saisi correspond exactement à celui du document.
Un ticket illisible ou un écart de quelques euros suffit à fragiliser la ligne. En principe, un frais sans justificatif ne peut pas être remboursé comme un frais réel exonéré de charges. Une attestation sur l'honneur peut dépanner à titre exceptionnel, mais elle reste un pis-aller.
Étape 3 : calculer HT, TVA et TTC
Le salarié reporte les trois montants de la facture : hors taxes, TVA et toutes taxes comprises. Le taux de TVA varie selon la nature de la dépense, si bien qu'une même note peut en mélanger plusieurs.
Un point prête souvent à confusion : les règles sociales, fiscales et de TVA sont indépendantes. Respecter un plafond Urssaf ne donne pas, en soi, droit à la TVA déductible. Pour la récupérer, il faut une facture conforme, au nom de l'entreprise, pour une dépense qui l'autorise.
⚠️ Attention ! Ne déduisez jamais la TVA à partir d'un simple ticket de caisse sans mentions suffisantes. Une TVA récupérée à tort expose l'entreprise à un redressement fiscal, distinct d'un redressement Urssaf.
Étape 4 : faire valider
Le responsable contrôle la cohérence du motif, la présence du justificatif et l'exactitude des montants. Il vérifie aussi les plafonds applicables, détaillés dans la section suivante.
Une fois la note validée, l'entreprise rembourse, avec le salaire ou par virement séparé selon sa politique interne. Le remboursement ne doit pas être repoussé indéfiniment. Autrement dit, fixez une règle interne claire, par exemple un remboursement à chaque paie, et appliquez-la à tous.
Quels plafonds Urssaf respecter dans une note de frais en 2026 ?
Un remboursement forfaitaire reste exonéré de charges s'il respecte les limites de l'arrêté du 4 septembre 2025, revalorisées chaque 1er janvier. Repas, télétravail, grand déplacement : chaque type de frais a sa propre limite, publiée sur urssaf.fr.
Frais réels ou allocation forfaitaire : deux régimes
L'arrêté distingue deux modes de remboursement. Avec les frais réels, vous remboursez la dépense effective, et il vous revient de la justifier. Avec l'allocation forfaitaire, la somme versée est présumée conforme dès lors qu'elle respecte les limites fixées par l'arrêté.
Ce texte remplace les anciens arrêtés que beaucoup de pages en ligne citent encore. Ses montants en euros sont revalorisés chaque 1er janvier.
Autrement dit, le plafond fixe une limite d'exonération, non un plafond de remboursement.
Les plafonds 2026 à connaître (repas, déplacement, télétravail)
Reportez dans votre barème interne les montants en vigueur publiés sur urssaf.fr, et mettez-les à jour chaque 1er janvier.
| Type de frais | Plafond | Remarque |
|---|---|---|
| Restaurant imposé en déplacement | Forfait par repas | Salarié contraint de déjeuner à l'extérieur |
| Repas hors locaux, sans contrainte | Forfait par repas | Salarié qui ne peut pas rentrer déjeuner |
| Repas sur le lieu de travail | Forfait par repas | Local sans restauration collective |
| Télétravail sans accord collectif | Forfait par jour, avec un maximum mensuel | Forfait par jour télétravaillé |
| Télétravail avec accord collectif | Forfait par jour, avec un maximum mensuel | Accord d'entreprise ou de branche |
| Grand déplacement | Montants fixés par l'arrêté | Vérifiez conditions et montants à jour |
Pour encadrer le forfait télétravail, appuyez-vous sur une attestation de télétravail claire.
⚠️ Attention ! Les valeurs des années précédentes figurent encore dans de nombreux articles. Ne les reprenez pas dans votre modèle de 2026. Dépasser un plafond n'interdit pas de rembourser : la part excédentaire est soumise à cotisations, sauf si vous justifiez la dépense réelle.
Titre-restaurant et indemnité de repas : peut-on cumuler ?
Non, pas pour un même repas. Un salarié ne peut pas percevoir à la fois un ticket restaurant et une indemnité de repas, ou un remboursement de frais, pour le même déjeuner. Ce double avantage peut être réintégré par l'Urssaf dans l'assiette des cotisations.
Si vos salariés bénéficient de titres-restaurant, le non-cumul s'applique donc repas par repas.
Bon à savoir : un titre-restaurant évite de rembourser chaque repas en note de frais. Vous n'avez aucun justificatif à collecter pour ces repas, et la part patronale reste exonérée de charges dans la limite fixée.
Comment faire une note de frais kilométrique ou de transport ?
Une note de frais kilométrique recense les trajets professionnels effectués avec un véhicule personnel : date, trajet, motif, kilomètres et puissance fiscale. L'employeur rembourse ces déplacements par des indemnités kilométriques, calculées selon un barème. Les autres frais de transport, eux, se remboursent au réel et doivent être justifiés.
Les mentions d'une note de frais kilométrique
Pour chaque trajet, indiquez la date, le lieu de départ, le lieu d'arrivée, le motif professionnel et le nombre de kilomètres parcourus. Précisez aussi le véhicule utilisé et sa puissance fiscale, que vous lirez sur la carte grise.
Le motif est le champ le plus souvent négligé. « Rendez-vous client Lyon » est exploitable. « Déplacement » ne l'est pas. Pour chiffrer chaque trajet avec exactitude, appuyez-vous sur le barème URSSAF des frais kilométriques.
Barème 2026 : ce qui change (et ce qui ne change pas)
Le barème kilométrique est publié chaque année par l'administration. Avant de rembourser, vérifiez le barème en vigueur sur Service-public.gouv.fr.
Mais méfiez-vous des montants d'exemple. Le forfait de 0,50 € par kilomètre qui figure sur certains modèles n'est pas un barème officiel. Appliqué tel quel, il peut conduire à rembourser trop ou trop peu, et donc à une réintégration dans l'assiette des cotisations.
Billets de train, taxi, parking : justifier les autres frais de transport
Ces dépenses se remboursent en frais réels, sur présentation d'un justificatif : billet, facture ou ticket. Joignez-le à la note de frais, avec la date, le trajet et le motif.
Autrement dit, aucun barème ne s'applique : vous remboursez la dépense engagée, dès lors qu'elle sert l'activité. Pour les missions plus longues, la prime de déplacement obéit à ses propres règles de calcul.
Que risque-t-on en cas de contrôle Urssaf, et combien de temps garder les justificatifs ?
En cas de contrôle Urssaf, toute somme non justifiée ou supérieure aux limites admises est réintégrée dans l'assiette des cotisations, et un redressement s'ensuit. Chaque remboursement doit donc s'appuyer sur un justificatif et un motif professionnel clair, conservé assez longtemps pour être produit lors d'un contrôle.
Ce que contrôle l'Urssaf
L'inspecteur examine trois points sur un échantillon de notes de frais :
- la présence d'un justificatif : facture, ticket détaillé, billet ou contrat de location ;
- le respect des plafonds pour les allocations forfaitaires, ou la preuve des frais réels pour le reste ;
- le caractère professionnel de la dépense : motif, date et lien avec l'activité doivent être lisibles.
Autrement dit, une note de frais correcte sur la forme mais dépourvue de pièce ou de motif reste fragile.
Quel risque de réintégration ?
La réintégration consiste à ajouter la somme litigieuse au salaire soumis à cotisations. Un remboursement exonéré de charges devient alors un élément de rémunération, sur lequel se calculent cotisations salariales et patronales. Le montant d'un redressement dépend du nombre de notes concernées et des années contrôlées.
Pour sécuriser vos dossiers :
- exigez un justificatif systématique, même pour les petits montants ;
- imposez un motif écrit sur chaque ligne ;
- tracez la validation du responsable (nom, date) ;
- datez votre barème interne et conservez ses versions successives ;
- réservez l'attestation sur l'honneur aux pièces réellement perdues.
💡 Bon à savoir : la fausse note de frais (dépense inventée ou personnelle déguisée) relève d'un autre sujet, avec des conséquences disciplinaires et pénales. Elle fait l'objet d'un article dédié sur le blog de May.
Conserver les justificatifs : quelle durée retenir ?
Plusieurs textes encadrent la conservation des pièces, notamment l'article L123-22 du Code de commerce pour les documents comptables et l'article L102 B du Livre des procédures fiscales.
En principe, appliquez la durée la plus longue qui concerne vos pièces, et faites-la confirmer par votre expert-comptable. Un justificatif détruit trop tôt ne pourra plus être produit lors d'un contrôle.
Comment May vous aide-t-il à compléter vos notes de frais ?
Certains frais récurrents n'ont pas besoin de passer par la note de frais : ils peuvent relever d'avantages salariés exonérés de charges. Chez May, une seule application regroupe titres restaurant, titres cadeau, vacances, culture, sport, prime télétravail, mobilité durable et service à la personne.
Vous composez un package sur mesure, sans charges sociales ni patronales, dans la limite des plafonds URSSAF. Chaque salarié reçoit une cagnotte et décide lui-même de son usage. Les repas et le télétravail, qui pèsent souvent sur les notes de frais, relèvent alors d'un cadre plus simple à sécuriser.
May est le seul émetteur de titres restaurant accepté dans tous les restaurants de France. Né au sein du groupe Up, il vise les PME. Pour chiffrer l'effet sur votre entreprise, vous pouvez demander une démo, un audit gratuit ou une estimation de cagnotte.
FAQ : modèle note de frais
Une note de frais sans justificatif est-elle possible ?
Non, pas sans risque. En principe, chaque ligne doit reposer sur une facture, un ticket ou un billet. Sans pièce, la dépense ne se prouve pas. Lors d'un contrôle Urssaf, la somme remboursée peut être réintégrée dans l'assiette des cotisations. Réservez l'exception aux pièces réellement perdues, et gardez une trace écrite de chaque cas.
Combien de temps l'employeur a-t-il pour rembourser une note de frais ?
Le remboursement ne peut pas traîner : le salarié n'a pas à supporter ces frais. Posez une règle interne claire, par exemple un remboursement à chaque paie, et appliquez-la à tous vos salariés.
L'employeur peut-il refuser une note de frais ?
Oui, mais seulement si la dépense n'a pas été engagée dans l'intérêt de l'activité ou si elle n'est pas justifiée. Une dépense professionnelle réelle doit être remboursée. Le motif du refus reste donc objectif : justificatif manquant, dépense personnelle ou non conforme à votre politique interne écrite.
Quelle TVA sur les notes de frais peut-on récupérer ?
Tout dépend de la dépense. Pour déduire la TVA, il faut une facture conforme, établie au nom de l'entreprise, pour une dépense qui ouvre ce droit. Un ticket de caisse aux mentions insuffisantes ne convient pas. Les règles de TVA sont indépendantes des plafonds Urssaf : faites valider vos cas par votre expert-comptable.
Faut-il un logiciel de notes de frais ou un fichier Excel suffit-il ?
Pour une PME qui traite peu de notes, un fichier Excel suffit, à condition que tous les champs soient remplis et que chaque ligne renvoie à un justificatif. Le logiciel devient utile quand les notes se multiplient et que la validation du responsable doit être tracée systématiquement.
