Frais kilométriques entreprise : règles et barème 2026

📌 À retenir

Quand un salarié utilise son véhicule personnel pour le travail, l'employeur peut le rembourser par des indemnités kilométriques.

Elles se calculent avec le barème fiscal, selon la puissance du véhicule et la distance parcourue.

L'Urssaf n'a pas de barème distinct : elle reprend ce barème comme limite d'exonération.

Le barème de 2026 est le même que celui de 2025.

Chaque déplacement doit pouvoir être justifié, sinon les sommes sont réintégrées dans l'assiette des cotisations.

Les frais kilométriques sont les indemnités qu'un employeur verse à un salarié qui utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Elles se calculent avec le barème fiscal, en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue. Dans cette limite, et justificatifs à l'appui, elles sont en principe exonérées de cotisations.

Prenons un commercial qui se rend chez un client avec sa propre voiture. Vous devez trancher : le rembourser ou non, sur quelle base, avec quelles preuves. Beaucoup butent d'abord sur le « barème Urssaf » 2026. Il n'existe pas sous cette forme, car l'Urssaf s'appuie sur le barème fiscal.

L'enjeu est double. Il faut rembourser correctement le salarié, et sécuriser l'exonération en cas de contrôle. Un barème mal choisi ou une pièce manquante peut conduire à un redressement.

Ce guide aborde le barème et sa mise à jour, l'obligation (ou non) de rembourser, les justificatifs à conserver, les risques de contrôle et les étapes de mise en place.

Que sont les frais kilométriques en entreprise ?

Les frais kilométriques en entreprise sont les sommes versées à un salarié qui utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. On parle d'indemnités kilométriques. Elles se calculent avec le barème fiscal de l'administration, selon la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.

Ces indemnités relèvent des frais professionnels : des dépenses engagées pour le travail, que l'employeur prend en charge. Tant que vous respectez le barème et que vous pouvez justifier les déplacements, elles sont en principe exonérées de cotisations. Pour le cadre général, reportez-vous à notre guide sur les frais professionnels.

Qui peut en bénéficier ?

Tout salarié qui utilise sa voiture, sa moto ou son scooter personnel pour une mission peut être remboursé de cette façon. C'est le cas d'un commercial qui visite des clients avec sa propre voiture, comme d'un technicien qui rejoint un chantier en scooter.

À l'inverse, un véhicule de fonction ou de société ne donne pas droit aux indemnités kilométriques : l'entreprise en supporte déjà les coûts. La question de la carte grise est traitée plus loin dans cet article.

Le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule, indiquée sur son certificat d'immatriculation, et des kilomètres réellement parcourus.

Déplacement professionnel ou trajet domicile-travail ?

Seuls les trajets effectués pour le travail entrent dans ce cadre : visite chez un client, réunion sur un autre site, déplacement vers un chantier. Le point de départ comme l'arrivée doivent s'expliquer par l'activité.

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel relève d'un régime distinct, que cette exonération ne couvre pas. Autrement dit, rembourser le trajet quotidien comme un déplacement professionnel expose l'entreprise à une réintégration des sommes dans l'assiette des cotisations. Ce régime obéit à ses propres règles, que cet article ne détaille pas.

Existe-t-il un barème Urssaf des frais kilométriques en 2026 ?

Non. Il n'existe pas de barème Urssaf distinct : l'Urssaf reprend le barème fiscal de l'administration comme limite d'exonération. L'expression « barème Urssaf frais kilométriques 2026 » est donc un raccourci, et ce barème fiscal n'a pas bougé cette année.

Pourquoi parle-t-on de « barème Urssaf » ?

L'administration fiscale publie ce barème pour les déclarations de revenus. L'Urssaf s'y réfère pour fixer le seuil en dessous duquel les indemnités kilométriques échappent aux cotisations. C'est cet usage social qui a popularisé le nom.

Le BOSS (Bulletin officiel de la Sécurité sociale) confirme le principe : le barème fiscal reste la limite sociale, comme il l'a rappelé dans sa mise à jour du 19 avril 2024. Autrement dit, un seul barème suffit, pas deux.

Le barème a-t-il augmenté en 2026 ?

Non. Les barèmes applicables aux revenus 2025, déclarés en 2026, sont identiques à ceux de l'année précédente. Selon l'article de l'ANAFAGC, Barèmes kilométriques : aucune revalorisation encore pour 2026, le dernier arrêté date du 27 mars 2023 et a été publié au Journal officiel du 7 avril 2023.

Écrivez donc « inchangé en 2026 », et non « nouveau barème 2026 ». Le « barème 2026 » qui circule correspond en réalité à celui des revenus 2025.

Voici quelques repères pour une voiture, jusqu'à 5 000 km : de 0,529 €/km pour 3 CV et moins, à 0,697 €/km pour 7 CV et plus. Pour un 4 CV, le calcul varie selon la distance annuelle :

jusqu'à 5 000 km : 0,606 €/km ;
de 5 001 à 20 000 km : (distance × coefficient) + 1 330 € ;
au-delà de 20 000 km : 0,407 €/km.

Les véhicules 100 % électriques bénéficient en principe d'une majoration de 20 %, qui s'applique aussi en 2026. Les coefficients complets par puissance fiscale figurent sur notre page consacrée au barème Urssaf des frais kilométriques.

Un exemple de calcul en 5 CV

Un salarié parcourt 6 000 km dans l'année avec son véhicule personnel de 5 CV pour des déplacements professionnels. Ce total dépasse 5 000 km : la formule de la tranche intermédiaire s'applique. L'indemnité annuelle s'élève à 3 537 €.

Ce montant constitue la limite d'exonération. Si vous versez davantage, l'excédent est en principe réintégré dans l'assiette des cotisations. Si vous versez moins, rien ne vous oblige à compléter.

💡 Bon à savoir : les coefficients restent consultables à tout moment. Avant de paramétrer votre paie, vérifiez le barème en vigueur sur le site de l'URSSAF.

L'employeur est-il obligé de rembourser les frais kilométriques ?

Non, pas pour les indemnités kilométriques : c'est une option de l'employeur. Le barème fiscal fixe seulement la limite jusqu'à laquelle elles restent, en principe, exonérées de cotisations. La prise en charge d'une partie des abonnements de transport en commun, elle, est obligatoire.

Avantage	Obligatoire ou facultatif	Nature de l'avantage
Indemnités kilométriques	Facultatif	Remboursement de l'usage du véhicule personnel, dans la limite du barème
Abonnements de transport en commun	Obligatoire	Prise en charge partielle du titre de transport du salarié
Forfait mobilités durables	Facultatif	Aide annuelle plafonnée pour les trajets à vélo, en covoiturage ou en autre mode partagé

Ce que l'employeur choisit librement

Vous décidez si vous versez des indemnités kilométriques, pour quels déplacements et selon quelle méthode. Le barème est un plafond d'exonération, pas un montant imposé : rien ne vous empêche de rembourser moins. Au-delà du barème, la part excédentaire est en principe réintégrée dans l'assiette des cotisations.

Le forfait mobilités durables relève du même choix. Vérifiez son plafond annuel d'exonération sur le site de l'Urssaf avant de vous décider, car les montants cités ici et là divergent. Si vous souhaitez encourager la mobilité douce, ce forfait est une piste distincte des indemnités kilométriques.

Ce que l'employeur doit faire

Le caractère facultatif ne signifie pas absence de cadre. Pour les abonnements de transport en commun, la prise en charge partielle s'impose à toute entreprise, quelle que soit sa taille.

Pour les indemnités kilométriques, l'obligation est d'une autre nature. Dès que vous choisissez de rembourser, rédigez une règle écrite et appliquez-la de la même façon à tous les salariés placés dans la même situation. Autrement dit, c'est cette règle, plus encore que le barème, qui vous protège en cas de contrôle ou de contestation d'un collaborateur.

Quelles conditions et quels justificatifs pour exonérer les indemnités kilométriques ?

Pour que les indemnités kilométriques restent, en principe, exonérées de cotisations, vous devez pouvoir prouver la réalité de chaque déplacement. Sans justificatifs, les sommes versées sont réintégrées dans l'assiette des cotisations, c'est-à-dire la base de calcul des cotisations sociales. Il en va de même pour la part qui dépasse le barème fiscal.

Le barème fixe donc le plafond, et les pièces démontrent que les trajets ont bien eu lieu. L'un ne remplace pas l'autre.

La checklist des pièces à conserver

Constituez pour chaque salarié un dossier qui permette de reconstituer le calcul sans avoir à l'interroger. En cas de contrôle, vous devez pouvoir produire :

la puissance fiscale du véhicule, qui détermine le coefficient du barème et figure sur la carte grise ;
la distance entre le domicile et le lieu de travail, ou le kilométrage de chaque trajet professionnel ;
le lieu de travail habituel ou le lieu de mission, avec l'adresse de destination ;
le nombre de trajets effectués chaque mois, par exemple dans un état récapitulatif signé ;
les justificatifs du motif, c'est-à-dire de la raison professionnelle du déplacement.

Un ordre de mission écrit établit le motif et le lieu de chaque déplacement. Un agenda partagé ou un courriel de convocation client peut compléter le dossier.

⚠️ Attention ! Ne fixez pas de durée de conservation de mémoire. Les durées avancées par les différents sites divergent : vérifiez-la auprès de l'Urssaf avant de rédiger votre procédure interne.

Les frais de carburant, de péage ou de stationnement relèvent d'une autre question. Avant de les rembourser en plus des indemnités, demandez confirmation à l'Urssaf : la règle de cumul n'est pas établie ici avec certitude.

Faut-il que la voiture soit à son nom ?

Non, pas nécessairement, mais mieux vaut le vérifier. Plusieurs éditeurs de logiciels exigent que le salarié figure sur la carte grise. La cour d'appel de Rennes a pourtant jugé, le 23 avril 2014, qu'il suffit que le salarié utilise son véhicule personnel, sans en être propriétaire.

Cette décision est ancienne et émane d'une juridiction d'appel : sa portée reste limitée. Elle montre toutefois que la règle est moins absolue qu'on ne le lit souvent.

Voici une pratique prudente, applicable à une PME :

demandez une copie de la carte grise lors de la mise en place ;
si le véhicule est au nom d'un conjoint ou d'un proche, conservez une attestation écrite de prêt ou d'usage ;
documentez tout cas particulier dans un dossier daté.

Vous limitez ainsi le risque de contestation, sans vous appuyer sur une seule décision de justice.

Que risque l'entreprise en cas de contrôle Urssaf sur les frais kilométriques ?

Le risque principal est le redressement : l'Urssaf réintègre les indemnités mal justifiées ou trop élevées dans l'assiette des cotisations. Ces sommes sont alors traitées comme du salaire, et l'entreprise doit les cotisations correspondantes. Un remboursement conforme au barème et appuyé sur des pièces reste, en principe, exonéré.

Ce que l'Urssaf regarde

Lors d'un contrôle Urssaf sur les frais kilométriques, l'inspecteur vérifie que chaque indemnité correspond à un déplacement réel. Selon des retours de terrain non officiels, certains points reviennent régulièrement :

la cohérence entre le kilométrage déclaré et les adresses de départ et d'arrivée ;
l'usage d'un véhicule personnel, et non d'un véhicule de fonction ou de société ;
la présence de justificatifs pour chaque trajet ;
les trajets domicile-travail présentés comme des déplacements professionnels ;
les forfaits qui paraissent excessifs par rapport à l'activité du salarié.

Cette liste n'a pas de valeur officielle. Avant de constituer votre dossier, vérifiez les règles en vigueur sur les pages de l'Urssaf.

Quand les sommes sont réintégrées

La réintégration survient dès que l'indemnité ne remplit plus les conditions de l'exonération. Elle porte sur la part qui dépasse le barème kilométrique fiscal, ou sur les versements dépourvus de preuve du déplacement. Les montants concernés s'ajoutent au salaire, puis les cotisations sont recalculées.

⚠️ Attention ! Un remboursement supérieur au barème, ou sans trace du déplacement, expose à une réintégration dans l'assiette des cotisations. Un simple total mensuel versé sans détail des trajets ne protège pas l'entreprise.

Les dirigeants et mandataires sociaux relèvent de règles propres, différentes de celles des salariés. Ne leur appliquez pas par défaut votre pratique habituelle : consultez les sources officielles sur leur situation avant de leur verser des indemnités.

Comment mettre en place les frais kilométriques dans votre entreprise ?

Pour mettre en place les frais kilométriques, suivez quatre étapes : écrire la règle interne, collecter les données de chaque trajet, calculer l'indemnité avec le barème fiscal, puis conserver les pièces et corriger la paie si nécessaire. Cette méthode sécurise le remboursement de vos salariés et vous prépare à un éventuel contrôle.

Étape 1 : fixer la règle interne

Rédigez une note ou un avenant qui précise les véhicules concernés (voiture, deux-roues), les déplacements couverts et le barème appliqué. Restez dans la limite du barème fiscal : la part qui le dépasse n'est plus, en principe, exonérée de cotisations.

Un écrit évite les remboursements décidés au cas par cas. Il garantit aussi l'égalité de traitement entre vos salariés.

Étape 2 : collecter les informations

Pour chaque déplacement, demandez au salarié quatre éléments :

la puissance fiscale du véhicule, lisible sur la carte grise ;
le lieu de départ et d'arrivée ;
la distance parcourue ;
le motif professionnel.

Dans une PME, un tableau partagé ou une note de frais mensuelle suffit. L'essentiel est de renseigner ces champs à chaque trajet.

Étape 3 : calculer l'indemnité

Multipliez les kilomètres par le coefficient du barème de l'année. Celui-ci varie selon la puissance du véhicule et le total annuel de kilomètres. Pour un véhicule 100 % électrique, une majoration de 20 % s'applique en principe. Reprenez les coefficients dans le tableau de notre page pilier plutôt que de les recopier de mémoire.

💡 Bon à savoir : le forfait mobilités durables, destiné aux trajets à vélo ou en covoiturage par exemple, est une piste distincte des indemnités kilométriques. Ne confondez pas les deux dans votre paie.

Étape 4 : conserver les pièces et régulariser la paie

Archivez les justificatifs de chaque déplacement avec la copie de la carte grise. Chaque mois, comparez les sommes versées au barème. Si une indemnité le dépasse, réintégrez l'excédent dans l'assiette des cotisations sur le bulletin de paie.

Et pour les autres frais de déplacement ?

Les frais kilométriques ne sont qu'un type de frais de déplacement parmi d'autres. Les nuitées relèvent des frais d'hébergement, qui obéissent à leurs propres plafonds. Si vous refacturez ces trajets, consultez nos règles sur la facturation des frais de déplacement au client.

Pour aller plus loin

Comment May vous aide-t-il à compléter votre politique de mobilité ?

Les indemnités kilométriques remboursent les frais qu'un salarié engage réellement avec son véhicule personnel. Elles compensent un trajet. Elles ne relèvent pas de la rémunération et n'augmentent pas le pouvoir d'achat.

May couvre l'autre versant. Notre application réunit neuf familles d'avantages exonérés, dont la mobilité durable. Vous composez un package sur mesure, sans charges sociales ni patronales, dans le respect des plafonds URSSAF. Autrement dit, ces avantages sont exonérés de charges, à condition de rester dans ces limites.

Chaque salarié dispose d'une cagnotte et décide lui-même de son usage. Vous n'avez pas à arbitrer avantage par avantage, et chacun utilise ce qui lui sert vraiment.

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FAQ : frais kilométriques entreprise

Les indemnités kilométriques sont-elles imposables pour le salarié ?

En principe, non, tant que le salarié n'opte pas pour les frais réels dans sa déclaration de revenus. Les indemnités versées dans la limite du barème kilométrique fiscal, et justifiées, ne s'ajoutent pas à son revenu imposable. Si le montant dépasse le barème, ou si le déplacement n'est pas prouvé, la part concernée peut être requalifiée en complément de salaire.

Les frais kilométriques incluent-ils le carburant, les péages et le parking ?

Pour le carburant, oui : le barème couvre l'ensemble des coûts d'usage du véhicule, c'est-à-dire l'essence, l'entretien, l'assurance et l'amortissement. Les péages et le parking, eux, se traitent généralement à part, sur présentation de justificatifs. Avant de les cumuler avec les indemnités en paie, confirmez la règle auprès de l'Urssaf.

Un dirigeant de SARL peut-il se faire rembourser ses frais kilométriques ?

Oui, dans certains cas, mais les règles diffèrent de celles des salariés. Le traitement fiscal et social dépend du statut du dirigeant (gérant majoritaire, minoritaire ou assimilé salarié) et du régime de la société. Avant tout versement, vérifiez sa situation auprès de l'Urssaf ou de votre expert-comptable. Conservez les mêmes justificatifs que pour un salarié.

La distance domicile-travail est-elle plafonnée à 40 km ?

Non, aucun plafond unique ne s'applique à tous les cas. Pour le trajet domicile-travail, la prise en charge des frais de carburant obéit à ses propres seuils et conditions, distincts de ceux des indemnités kilométriques professionnelles. Consultez le dispositif exact sur le site de l'Urssaf avant de fixer une règle interne et de la rédiger.

Frais kilométriques en entreprise : règles et barème 2026