Entretien professionnel : vos obligations d’employeur

📌 À retenir

• Depuis le 31 décembre 2025, l'entretien professionnel s'appelle entretien de parcours professionnel et sa périodicité passe de deux à quatre ans.
• L'état des lieux récapitulatif passe de six à huit ans.
• L'obligation vise tous les employeurs, sans seuil d'effectif, et tous les contrats : CDI, CDD, apprentissage, professionnalisation, temps partiel.
• Au-delà de cinquante salariés, huit ans sans entretiens et sans aucune formation déclenchent un abondement de 3 000 € par salarié sur son compte personnel de formation, à votre charge.
• Ne pas verser cet abondement coûte le double, cette fois au Trésor public.

Si votre calendrier d'entretiens a été construit avant 2026, il est probablement faux. Deux réformes successives ont rebattu les cartes en quelques semaines, et la plupart des trames qui circulent encore renvoient à des règles abrogées. Voici ce que vous devez à vos salariés aujourd'hui, ce que coûte l'oubli, et comment tenir l'obligation sans y consacrer vos vendredis.

Ce qui a changé fin 2025

La loi du 30 décembre 2025 a réécrit l'article du Code du travail qui encadre l'exercice. Le changement n'est pas cosmétique : il modifie le nom, le rythme et le contenu de l'entretien.

Deux conséquences pratiques pour un dirigeant. La première est que l'espacement à quatre ans allège la charge administrative, mais rend chaque entretien plus lourd d'enjeu : quatre ans de parcours se rattrapent mal en une heure. La seconde est que le premier entretien se rapproche dangereusement de la fin de période d'essai, ce qui impose de le distinguer clairement d'un bilan de confirmation.

⚠️ Attention : si un accord collectif en cours de validité fixe une périodicité différente, les nouvelles règles ne s'y appliquent qu'à compter du 1^er octobre 2026. Vérifiez ce que dit votre accord avant de reprogrammer quoi que ce soit.

Quelles sont vos obligations d'employeur ?

L'obligation ne dépend d'aucun seuil d'effectif. Une entreprise de trois salariés y est tenue autant qu'une de trois cents, et elle couvre tous les types de contrat : CDI, CDD, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation, temps plein comme temps partiel.

Le rythme de base est de quatre ans, le premier entretien intervenant dans l'année qui suit l'embauche. S'y ajoutent des déclencheurs indépendants du calendrier. La fiche officielle consacrée à l'entretien de parcours professionnel précise que l'entretien s'impose au retour d'un congé de maternité, parental, d'adoption, de proche aidant ou sabbatique, dès lors qu'aucun entretien n'a eu lieu dans les douze mois précédents.

Deux autres rendez-vous sont désormais articulés avec l'EPP : celui qui suit la visite médicale de mi-carrière, autour de quarante-cinq ans, et celui qui doit intervenir dans les deux années précédant le soixantième anniversaire du salarié.

Enfin, tous les huit ans, l'entretien prend la forme d'un état des lieux récapitulatif. Il vérifie que le salarié a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification, et bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle. Ce bilan est écrit et une copie est remise au salarié. C'est aussi le document qui rend visible, noir sur blanc, la cohérence de votre plan de développement des compétences sur huit ans.

Quelle différence avec l'entretien annuel d'évaluation ?

C'est la confusion la plus répandue, et la plus risquée juridiquement : mener un seul rendez-vous pour les deux objets revient à n'en avoir tenu aucun correctement.

L'entretien de parcours professionnel ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. Il regarde devant : compétences à acquérir, perspectives d'évolution, formations, validation des acquis de l'expérience, compte personnel de formation. L'entretien annuel, lui, regarde derrière : objectifs atteints ou non, performance, et souvent la question de la rémunération.

Le premier est obligatoire et encadré par la loi. Le second ne l'est pas, sauf si une convention collective, un accord ou un usage l'impose dans votre entreprise. Les deux peuvent se tenir la même semaine, mais dans deux réunions distinctes, avec deux comptes rendus distincts. Mélanger les deux brouille aussi le message : un salarié qui entend parler d'augmentation et d'avenir dans la même heure retiendra surtout le chiffre, ce qui est un vrai sujet de gestion de la rémunération.

Que risquez-vous si vous ne les organisez pas ?

La sanction est financière et automatique au-delà de cinquante salariés. Elle se déclenche à une condition cumulative qu'il faut bien lire : le salarié doit n'avoir bénéficié, au cours des huit années précédentes, ni des entretiens prévus, ni d'au moins une formation autre qu'une formation d'adaptation au poste.

Dans ce cas, son compte personnel de formation est crédité d'un abondement de 3 000 €, que vous versez à la Caisse des dépôts et consignations. Le salarié en est informé.

Le second étage est moins connu et beaucoup plus dissuasif : si vous ne versez pas cette somme, ou si vous la versez de façon insuffisante, l'employeur doit verser au Trésor public le double du montant manquant. Un oubli de 3 000 € devient donc une dépense de 6 000 €, sans aucune contrepartie pour le salarié ni pour l'entreprise.

En dessous de cinquante salariés, le Code du travail ne prévoit pas d'abondement. Cela ne rend pas l'obligation facultative : un salarié qui n'a jamais eu d'entretien conserve la possibilité de saisir le conseil de prud'hommes s'il estime que ce manquement lui a causé un préjudice, par exemple une absence d'évolution ou de formation sur plusieurs années.

💡 Bon à savoir : le seuil de cinquante salariés s'apprécie selon les règles du code de la sécurité sociale, celles-là même qui servent à vos déclarations. Une entreprise qui franchit le seuil ne bascule donc pas du jour au lendemain.

Comment mener l'entretien sans y passer vos journées ?

La conduite de l'entretien n'est pas encadrée par la loi, ce qui laisse toute latitude sur la méthode. Dans les faits, l'échange gagne à se tenir entre le salarié et son manager direct, en présentiel, la visioconférence restant possible quand les circonstances l'imposent. Un membre de l'équipe RH ou le dirigeant lui-même peut le mener dans les structures qui n'ont pas d'encadrement intermédiaire.

Trois temps structurent un entretien utile.

Préparation.

• ☐ Le salarié reçoit l'invitation suffisamment en amont, par écrit.
• ☐ L'objet de l'entretien est explicite, et distingué de tout bilan de performance.
• ☐ Le rôle de chaque participant est précisé.
• ☐ Une trame de préparation est jointe, pour que le salarié arrive avec ses propres éléments.

Déroulé.

• ☐ Rappeler l'objet et ce que le salarié a à y gagner.
• ☐ Reprendre le parcours depuis le dernier entretien : formations suivies, compétences acquises, responsabilités élargies.
• ☐ Examiner l'employabilité à horizon de quatre ans, pas seulement le poste actuel.
• ☐ Confronter les souhaits du salarié aux besoins réels de l'entreprise, sans promettre ce qui n'existera pas.
• ☐ Nommer les compétences à acquérir et les moyens pour y parvenir.
• ☐ Construire ensemble un calendrier d'actions daté.

Suivi.

• ☐ Le salarié reçoit la synthèse écrite.
• ☐ Chaque partie valide cette synthèse.
• ☐ Les actions décidées sont suivies d'une échéance à l'échéance suivante.

Deux repères de terrain valent mieux qu'une longue méthode. Programmez l'entretien en début de semaine et en matinée, quand l'attention est disponible, et tenez-vous à une heure, une heure trente au maximum : au-delà, la conversation tourne en rond.

Gardez enfin en tête l'enjeu réel du rendez-vous : c'est souvent là que se prépare une mobilité professionnelle interne, bien avant que le salarié n'aille la chercher ailleurs.

À l'inverse, un état des lieux qui conclut à l'absence totale de perspective annonce en général un départ du salarié dans les mois qui suivent. Autant le savoir huit ans plus tôt.

Les cas particuliers qui posent problème

Un salarié refuse son entretien. Le Code du travail ne tranche pas ce cas. Votre protection est probatoire : conservez la trace écrite de la convocation et du refus. L'obligation qui pèse sur vous est de proposer l'entretien, pas d'obtenir l'accord du salarié. Il reste utile de rappeler que le rendez-vous sert ses propres perspectives et non un contrôle de son travail.

Votre accord collectif prévoit autre chose. Un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche peut fixer une périodicité différente, dans la limite de quatre ans, et définir d'autres critères d'appréciation du parcours. C'est l'un des points que votre accord d'entreprise gagne à préciser, au même titre que les modalités de convocation. Rappel important : pour les accords déjà en vigueur, les nouvelles règles ne s'appliquent qu'au 1^er octobre 2026.

Vous avez un CSE. Au-delà de cinquante salariés, la mise en place des entretiens relève de l'information mise à disposition du comité social et économique dans la base de données économiques et sociales. Ce n'est pas une consultation, mais l'absence totale de traçabilité se remarque vite en réunion.

Ce que l'entretien révèle, et sur quoi vous pouvez agir vite

Chez May, nous observons un motif récurrent dans les retours d'entretien que nous font remonter nos clients dirigeants : les demandes qui s'expriment ne portent pas toutes sur le salaire ou sur un poste supérieur. Une part significative concerne le quotidien, c'est-à-dire ce qui rend la vie plus simple ou moins chère sans toucher à la grille.

C'est la partie sur laquelle un dirigeant peut agir en quelques semaines, là où une évolution de poste demande des mois.

Notre réponse consiste à regrouper le budget dans une cagnotte unique que chaque salarié affecte lui-même parmi les familles d'avantages exonérés, depuis une seule application et avec sa propre carte bancaire. Plutôt qu'un catalogue imposé qui ne convient à personne en particulier, chacun arbitre selon sa situation : c'est la logique des avantages flexibles.

Pour savoir ce que cela représenterait sur vos effectifs réels, nous réalisons un audit personnalisé de votre offre actuelle.

Questions fréquentes (FAQ)

L'entretien de parcours professionnel est-il obligatoire dans les petites entreprises ?

Oui, sans condition d'effectif. Seule la sanction diffère : l'abondement de 3 000 € au compte personnel de formation ne s'applique qu'à partir de cinquante salariés.

Tous les combien de temps doit-on l'organiser ?

Tous les quatre ans depuis le 31 décembre 2025, contre deux ans auparavant, avec un premier entretien dans l'année qui suit l'embauche. Un accord collectif peut retenir une périodicité plus courte, jamais plus longue.

Peut-on le fusionner avec l'entretien annuel ?

Non, pas dans un seul échange. Les deux peuvent se suivre dans le temps, mais ils doivent rester distincts dans leur objet et donner lieu à deux comptes rendus séparés, puisque l'entretien de parcours ne porte pas sur l'évaluation du travail.

Qui doit mener l'entretien ?

La loi ne le précise pas. Le manager direct est le plus légitime, car il connaît le poste et les possibilités d'évolution. Dans une structure sans encadrement intermédiaire, le dirigeant ou un responsable RH le mène lui-même.

Faut-il rédiger un compte rendu à chaque fois ?

Oui, et une copie est remise au salarié. C'est votre seule preuve en cas de contestation, et le seul moyen de rendre exploitable l'état des lieux des huit ans, qui s'appuie sur les entretiens précédents. Un suivi écrit régulier reste d'ailleurs l'un des leviers d'engagement les moins coûteux à activer.