May, la plateforme des avantages salariésMagazine
L'externalisation RH : Qu'est ce que c'est ?

L'externalisation RH : Qu'est ce que c'est ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la fonction RH est indispensable pour une bonne organisation et un suivi efficace des collaborateurs. Cependant, dans certains contextes, il peut être préférable de confier certaines tâches RH à des professionnels externes.

Guide complet : Mieux gérer sa rémunération

Télécharger gratuitement

Obtenez le livre blanc complet sur le futur du travail

Télécharger

De plus en plus répandue, l’externalisation RH consiste à confier à un prestataire externe certaines tâches pour une durée déterminée. Ces missions peuvent inclure l’exploitation de logiciels RH, la gestion de processus RH complets, ainsi que des fonctions spécifiques comme le recrutement ou la formation. Ce sont surtout les PME et les startups qui recourent à ces services. Le coût d’un service RH externe est souvent inférieur à celui d’un salarié interne. Actuellement, de nombreuses entreprises proposent des services d’externalisation RH, telles que Smash, spécialisée dans la stratégie de développement d’entreprise.

Quel est le but, et quels sont les avantages de l’externalisation RH ?

 

L'externalisation RH permet à de nombreuses entreprises de déléguer certaines tâches de la fonction RH afin de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier. Voici les cinq principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent de plus en plus ce modèle :

Une économie d’argent 

Les Ressources Humaines représentent généralement le secteur le plus coûteux pour une entreprise. Recruter une personne en CDI engendre plusieurs dépenses significatives. En plus du coût initial du recrutement, il faut prendre en compte la formation, l'intégration, les charges sociales, les congés payés, les arrêts maladie et les absences. Pour les petites et moyennes entreprises, ces coûts peuvent constituer un véritable poids financier annuel.

C'est pourquoi l'externalisation RH est une solution avantageuse et plus économique. En confiant la gestion de certaines fonctions RH à des prestataires externes spécialisés, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses tout en bénéficiant d'une expertise pointue et d'une gestion optimisée des ressources humaines. Cette approche permet également aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de mieux gérer leur budget global.

Un gain de temps 

Cela souligne l'aspect économique crucial. Lorsqu'une entreprise cherche à recruter un salarié, elle investit déjà beaucoup de temps et de ressources dans le processus de recrutement et de formation. Faire appel à un service RH externalisé permet à l’entreprise de se concentrer sur ses missions stratégiques et son cœur de métier, en évitant les contraintes administratives du quotidien.

Une expertise pointue pour éviter les erreurs

Sans aucun doute, les RH internes d’une entreprise sont souvent qualifiées. Cependant, le domaine des ressources humaines exige une expertise pointue et des compétences spécialisées qui nécessitent une formation continue pour rester à jour. Avec un service RH externalisé, tout est déjà prêt ! Le prestataire choisi propose des professionnels formés et constamment informés des nouvelles réglementations.

De plus, les erreurs dans le domaine des RH peuvent avoir des conséquences significatives pour une entreprise, comme des erreurs dans les fiches de paie ou des recrutements mal adaptés. Grâce à leur regard extérieur et leur expertise, les RH externalisés assurent le bon fonctionnement de l’entreprise tout en réduisant les risques d'erreurs et en optimisant les processus RH.

Outsourcer synonyme de flexibilité

Avec l'émergence des startups, les structures hiérarchiques traditionnelles sont remises en question. En pleine croissance, ces jeunes entreprises mettent l'accent sur le recrutement de leurs premiers salariés et doivent adapter leur gestion des ressources humaines en conséquence. Pour rester en conformité avec la réglementation du travail, il est avantageux pour une entreprise de externaliser ses tâches RH, au moins temporairement, pendant sa phase de stabilisation.

Les différents types d’externalisation RH 

Selon ses demandes et ses besoins, une entreprise peut choisir parmi différents types d’externalisation des ressources humaines :

  1. Le consulting : Cela implique de confier une mission spécifique à un prestataire externe pour une durée déterminée. Dans le domaine de l'externalisation RH, cela inclut souvent des missions liées aux SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), visant à centraliser, organiser et traiter les données du personnel à l'aide de logiciels spécialisés.

  1. Le temps partagé : Il s’agit de faire appel à un responsable ou à un expert RH qui intervient quelques jours par mois, en fonction des besoins de l’entreprise. Ce prestataire peut travailler à distance ou sur site.

  1. L’infogérance : Cela consiste à confier la gestion et l’exploitation des ressources informatiques à un prestataire externe spécialisé.

  1. La sous-traitance : Ce type d’externalisation permet de déléguer certaines fonctions RH telles que la formation, le recrutement, la gestion du personnel ou encore la gestion de la paie à un prestataire externe.

Chaque forme d’externalisation offre des avantages spécifiques en termes de flexibilité, de coût et d'expertise, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en optimisant la gestion de leurs ressources humaines.

Bien choisir son prestataire pour externaliser sa fonction RH

Avant de se lancer dans le processus d’externalisation, un dirigeant d’entreprise doit choisir soigneusement son prestataire. Aujourd’hui, l’offre est abondante et une entreprise peut se retrouver submergée de propositions. Le choix d’un prestataire d’externalisation RH repose sur plusieurs critères essentiels :

  • Lister vos besoins : Avant de prendre une décision, il est essentiel pour l’entreprise de définir clairement ses besoins. Il est primordial d'être aussi précis que possible sur le périmètre de la future mission confiée et sur la stratégie globale de l’entreprise. Par exemple, il est important de déterminer s'il y a une dimension nationale ou internationale, le nombre de salariés concernés et leur secteur d'activité.

Dans un premier temps, l’entreprise doit se concentrer sur les domaines où elle éprouve le plus de difficultés ou où elle manque de compétences. Cela pourrait inclure la gestion de la paie, le recrutement spécialisé, la conformité réglementaire, ou encore la formation continue. Une fois ces besoins clairement identifiés, l'entreprise pourra chercher un prestataire d'externalisation RH qui correspond le mieux à ses exigences spécifiques.

  • Identifier des prestataires : Une fois cette liste établie et que l’entreprise sait quelle direction prendre, il est temps de rechercher le prestataire qui répondra le mieux à ses besoins. Cette recherche peut se faire en ligne, en explorant les différentes offres disponibles sur Internet, ou en sollicitant des recommandations auprès d'autres dirigeants d'entreprise dans le même secteur. Comparer les avis, évaluer la réputation et les références des prestataires potentiels est crucial pour faire un choix éclairé.

  • Comparer les prestataires : L’heure de la décision est arrivée. Une fois que l’entreprise a présélectionné un nombre de prestataires qui lui semblent les plus adaptés (en général, trois suffisent), elle doit les contacter. Cette étape est cruciale, car le rôle des RH est essentiel au sein de toute société.

Pour ne pas se perdre, voici quelques astuces de sélection que May propose :

1. Identifier les compétences clés du prestataire :

  • Quelle est leur expertise spécifique dans le domaine des ressources humaines ?
  • Ont-ils une bonne compréhension des besoins spécifiques de votre entreprise ?

2. Examiner leur méthodologie de travail :

  • Comment abordent-ils les projets d'externalisation RH ?
  • Ont-ils une approche structurée et efficace pour répondre aux besoins de l'entreprise ?

  

3. Quelles sont leurs expertises ?

  • Quels sont leurs domaines de spécialisation en matière de gestion des ressources humaines ?
  • Ont-ils des compétences particulières dans des aspects comme le recrutement, la formation ou la gestion des performances ?

4. Quelles technologies proposent-ils ?

  • Utilisent-ils des outils et des systèmes modernes pour gérer les processus RH ?
  • Ont-ils des solutions innovantes pour améliorer l'efficacité et la précision des opérations RH ?

5. Regardez les avis des clients :

  • Quelles sont les expériences d'autres entreprises ayant utilisé leurs services ?
  • Sont-ils bien évalués pour leur fiabilité, leur expertise et leur support client ?

6. Les conditions du contrat d’externalisation :

  • Quelles sont les conditions spécifiques du contrat proposé ?
  • Y a-t-il des clauses importantes à examiner, telles que la durée du contrat, les obligations de service et les modalités de résiliation ?

En suivant ces conseils, l’entreprise peut prendre une décision éclairée et choisir le prestataire d'externalisation RH qui répondra le mieux à ses besoins spécifiques et contribuera efficacement à la réussite de ses objectifs organisationnels.

Le tarif d’une externalisation RH 

Le coût de l’externalisation RH varie en fonction de plusieurs critères : le prestataire choisi, la nature des services demandés, le nombre de salariés dans l’entreprise, la durée de la prestation, ainsi que la modalité d'intervention (sur site ou à distance). Les missions nécessitant des compétences et une expertise approfondies en RH sont plus coûteuses.

En France, les tarifs horaires pour des services de consultation en RH et en paie varient généralement entre 30 € et 50 €. Ce prix peut varier en fonction de la complexité des services demandés et des spécificités de chaque prestataire.

Il est crucial pour les entreprises de comparer les offres des prestataires et de prendre en compte non seulement le coût, mais aussi la qualité des services proposés et l'expertise démontrée, afin de faire un choix qui soit le plus adapté à leurs besoins et à leur budget.

Voici quelques exemples : 

  • Externalisation complète de la paie : 25 € en moyenne par bulletin de paie 
  • RH partagé : entre 400 € et 1000 € par jour 
  • Journée de formation intra-entreprise : entre 1000 € et 4000 € 

Il ne faut pas oublier de compter le coût de la gestion interne de ce partenaire d’externalisation. 

Les inconvénients d’un RH externalisé 

Il est important de peser le pour et le contre d’un RH externalisé. Ses avantages comme ses inconvénients sont à prendre en compte. 

Perte de contrôle direct 

En externalisant ses tâches et ses missions RH, une entreprise peut potentiellement perdre le contrôle sur certaines opérations critiques. Il est crucial que le prestataire soit facilement joignable en cas de besoin de documents ou d'informations. Dans le pire des cas, le prestataire peut résilier le contrat. Si cela arrive, un risque de perte de données sensibles est possible.

La confidentialité des données de l’entreprise et de ses salariés est également une préoccupation majeure lors de l'externalisation RH, car il existe un risque de fuite de ces informations. Par conséquent, il est impératif que l'entreprise surveille de près les actions du prestataire pour garantir la sécurité et la protection des données.

En optant pour l'externalisation RH, l'entreprise prend le risque de devenir dépendante du prestataire externe.

Conflits culturels 

Il est bien connu que chaque entreprise a sa propre culture. Le risque de l’externalisation est donc de créer un conflit culturel entre l’entreprise elle-même et le prestataire. Une vision différente peut créer des incompréhensions dans la manière d’appliquer la politique RH. 

Mécontentement des collaborateurs 

Un RH est avant tout là pour veiller au bien être des collaborateur : avantages salariés, nouveaux mode de travail...Le fait de gérer la vie du personnel en dehors de l’établissement peut être mal perçu par les employés. De plus, étant externe à l’entreprise, le lien entre le RH externalisé et les collaborateurs peut naturellement être moins chaleureux.

Il est donc important de choisir soigneusement son prestataire afin qu'il réponde parfaitement aux attentes de votre entreprise et de vos collaborateurs. Intégrer un RH externalisé peut apporter de nombreux avantages à une société, mais cela nécessite une réflexion approfondie et une précision dans la sélection du prestataire.

L'externalisation RH : Qu'est ce que c'est ?
L'externalisation RH : Qu'est ce que c'est ?
Picto Information

Le saviez-vous ?

Le Guide complet : Offrir des avantages salariaux

Télécharger gratuitement
photo de l'auteur de l'articleIcone Linkedin

Maya Freitas

Journaliste Rédactrice, Maya est passionnée par l'inconnu et le terrain. Actuellement en étude à l'Institut Européen du Journalisme, elle s'occupe du contenu presse de May.
Audit gratuit de vos avantages May

Découvrez tous les changements liés aux avantages salariés en 2024

Télécharger Gratuitement
Audit gratuit de vos avantages May

Audit gratuit de vos avantages May

Découvrez toutes les interview : L'Oréal, Canal+, ANDRH, Le Lab RH...

Télécharger Gratuitement

Articles associés

Quels sont les inconvénients des Titres Restaurants ?

Quels sont les inconvénients des Titres Restaurants ?

titre-restaurant
Titre Restaurant
marque-employeur
Marque employeur
Titres restaurant : ce qui change en 2024

Titres restaurant : ce qui change en 2024

marque-employeur
Marque employeur
titre-restaurant
Titre Restaurant
Comment mettre en place un CSE ?

Comment mettre en place un CSE ?

bien-etre-au-travail
Bien-être au travail
marque-employeur
Marque employeur